Jednym z dokumentów związanych ze stosunkiem pracy i zawierającym dane osobowe kandydata na pracownika lub pracownika, który podlega ochronie, jest kwestionariusz osobowy. Za dane osobowe uznaje się każdą informację dotyczącą osoby fizycznej, pozwalającą na określenie tożsamości tej osoby, a także informacje dotyczące zidentyfikowanej osoby (art. 6 ust. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych – DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.).

Ustawodawca, nowelizując Kodeks pracy 14 listopada 2003 r. (DzU nr 213, poz. 2081), określił w art. 221 k.p. obowiązki osoby ubiegającej się o zatrudnienie w zakresie podawania swoich danych osobowych pracodawcy. Jednocześnie przepis ten ograniczył prawo pracodawcy do żądania innych danych osobowych niż przewidziane w ww. przepisie.

Katalog danych osobowych, których ma prawo żądać pracodawca na podstawie art. 221 § 1 k.p., zawiera: imię (imiona) i nazwisko kandydata na pracownika lub pracownika, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto pracodawca może żądać numeru PESEL, innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeśli podanie tych danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika z uprawnień przewidzianych w prawie pracy (art. 221 § 2 k.p.). Innych danych osobowych pracodawca może żądać tylko wówczas, gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 221 § 4 k.p.).

28 lipca 2006 r. weszło w życie rozporządzenie MPiPS z 22 czerwca 2006 r. (DzU nr 125, poz. 869), które zmieniło rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (DzU nr 62, poz. 286 ze zm.).

Obecnie obowiązują dwa nowe wzory kwestionariusza osobowego:

• kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (załącznik nr 1 do rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r.),

• kwestionariusz osobowy dla pracownika (załącznik nr 1a do rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r.).

Komentarz Wicedyrektora Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy Piotra Wojciechowskiego:

Wprowadzenie do systemu prawa pracy art. 221 k.p. związane było z prawną koniecznością ochrony danych osobowych pracowników oraz osób ubiegających się o zatrudnienie. Ponieważ zakres informacji, do których może mieć dostęp pracodawca lub podmiot prowadzący rekrutację, jest różny, Minister Pracy, korzystając ze swego upoważnienia ustawowego, sporządził wzory odrębnych formularzy dla osób ubiegających się o pracę i dla pracowników