VORTAL BHP
Aktualnie jest 860 Linki i 253 kategori(e) w naszej bazie
WARTE ODWIEDZENIA
 Co nowego Pierwsza 10 Zarekomenduj nas Nowe konto "" Zaloguj 28 marca 2024
KONTAKT Z NAMI

Robert Łabuzek
+48501700846
 
Masz problem z BHP
szukasz odpowiedzi ?
Szybko i gratisowo otrzymasz poradę
zadzwoń lub napisz na maila.

Na stronie przebywa obecnie....

Obecnie jest 47 gości i 0 użytkowników online.

Możesz zalogować się lub zarejestrować nowe konto.

Menu główne


Google

Przeszukuj WWW
Szukaj z www.bhpekspert.pl

Dokumentacja zatrudnieniowa 13.03.2003 Autor : bhpekspert
Praca Podstawowym dokumentem tego rodzaju jest umowa o pracę albo inny akt zatrudnienia pracownika. Ten inny akt będzie wymagany w przypadku zatrudnienia na podstawie powołania, wyboru albo mianowania. Dokumenty te powinny określać zakresy obowiązków i czynności oraz uprawnień i odpowiedzialności. Ta część akt osobowych pracowników powinna też zawierać umowę o współodpowiedzialności majątkowej lub oświadczenie pracownika o przyjęciu odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie, jeśli jest to oczywiście konieczne z uwagi na zajmowane przez pracownika stanowisko.Do tej grupy dokumentów należy zaliczyć również orzeczenia lekarskie z badań kontrolnych i okresowych, dokumenty o przyznaniu pracownikowi nagród lub wyróżnień albo potwierdzające wymierzenie pracownikowi ewentualnej kary porządkowej (nagany, upomnienia lub kary pieniężnej), dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika (a więc wszelkiego rodzaju świadectwa i zaświadczenia ukończenia szkół, dyplomy, zaświadczenia z kursów i szkoleń, w jakich pracownik uczestniczył podczas trwania zatrudnienia). Dokumentacja z okresu zatrudnienia obejmuje również oświadczenia pracownika m.in. dotyczące korzystania z praw do opieki nad dzieckiem (dziećmi), ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, a także spraw podatkowych, w tym podatku dochodowego od osób fizycznych.

Wśród omawianej dokumentacji wymienić można również pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z wewnętrznymi przepisami, dokumenty urlopowe (dotyczące nie tylko urlopu wypoczynkowego, ale również macierzyńskiego, wychowawczego czy bezpłatnego), ewentualne oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków. Zaliczyć tu można jeszcze wiele innych dokumentów i informacji szczególnego rodzaju (m.in. umowę o zakazie konkurencji, jeśli oczywiście umowa taka została zawarta w czasie zatrudnienia, pisma i inną korespondencję między pracodawcą a pracownikiem, w tym z zakładową organizacją związkową oraz innymi podmiotami, a dotyczącą spraw związanych ze stosunkiem pracy, wreszcie nawet takie dokumenty, które zawierają dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony).


Dokumenty zatrudnieniowe powinny określać zakresy obowiązków i czynności oraz uprawnień i odpowiedzialności.

Oświadczenia pracownika

Przed dopuszczeniem pracownika do pracy pracodawca powinien uzyskać od niego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a także z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy. Dotyczy to także zakresu informacji objętych tajemnicą dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy.

Oświadczenie pracownika
o zapoznaniu się z treścią
regulaminu pracy

Przed rozpoczęciem pracy pracownik powinien być zapoznany z treścią regulaminu (wzór regulaminu pracy w „KiK” nr 9-10/2002). Należy pamiętać, w przypadku pracodawców, u których obowiązuje taki regulamin, o odebraniu od pracownika oświadczenia o zapoznaniu się z jego treścią. Dokument zawierający oświadczenie w tej sprawie należy dołączyć do akt pracownika.

Oświadczenie pracownika
o przeszkoleniu bhp

Pracownik przed przystąpieniem do pracy powinien zostać zapoznany z przepisami bhp i przeciwpożarowymi. Osoba nieprzeszkolona nie powinna być dopuszczona do pracy. Pracodawca musi również organizować okresowe szkolenia z zakresu bhp. Szkolenia te odbywają się w godzinach pracy, na koszt pracodawcy, z zachowaniem za ten czas przez pracownika prawa do wynagrodzenia. Pracownik po odbyciu przeszkolenia podpisuje oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami bhp obowiązującymi u danego pracodawcy, oświadczenie zaś powinno zostać dołączone do akt (wzór na płycie CD).

Oświadczenie o tajemnicy

Pracownik jest m.in. zobowiązany do zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Dotyczy to informacji mających związek z wykonywaną pracą. W tym przypadku również obowiązuje podpisanie stosownego oświadczenia, przechowywanego w aktach personalnych.


Oświadczenie opiekunów
małoletnich dzieci

Na pracodawcy spoczywają następujące obowiązki wobec osób wychowujących małoletnie dzieci:

wymiar czasu pracy osób opiekujących się dzieckiem w wieku do lat 4, bez ich zgody, nie może przekraczać 8 godzin na dobę,

osób opiekujących się dzieckiem w takim wieku nie wolno, bez ich zgody, zatrudniać w godzinach nadliczbowych ani w porze nocnej, jak również delegować poza stałe miejsce pracy,

osoby wychowujące dzieci w wieku do lat 14 mają prawo w ciągu roku do zwolnienia od pracy na okres 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.,

Prawo do tych uprawnień przysługuje po złożeniu oświadczenia, którego wzór jest na płycie CD.

Zakres czynności

Przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do zapoznania pracownika przystępującego do pracy z zakresem jego obowiązków, uprawnień oraz sposobem wykonywania pracy na danym stanowisku.

Zapoznanie pracownika z zakresem jego czynności powinno nastąpić pisemnie, aczkolwiek kodeks pracy nie formułuje takiego obowiązku. Można zatem zapoznać pracownika z jego obowiązkami i uprawnieniami ustnie.

Przykładowy wzór zakresu czynności pracownika powinien określać nazwę zakładu pracy, oznaczenie pracownika poprzez wskazanie jego imienia i nazwiska, oznaczenie stanowiska, na którym został zatrudniony pracownik, oraz szczegółowy opis zakresu obowiązków i uprawnień. Należy również określić dokładnie zakres odpowiedzialności pracownika. Tak sporządzony dokument powinien zostać podpisany przez pracodawcę, a następnie przez pracownika, który dodatkowo obowiązany jest do złożenia oświadczenia o zapoznaniu się z treścią zakresu czynności, zobowiązaniu do przestrzegania zawartych w nim zasad oraz poświadczenia jego odbioru (wzór takiego dokumentu – na płycie CD i w „KiK” nr 1/2002).


Zapoznanie pracownika z zakresem jego czynności powinno nastąpić pisemnie, aczkolwiek kodeks pracy nie formułuje takiego obowiązku.

Zapytanie o karalność

Pracodawca, podejmując decyzję o zatrudnieniu pracownika na określonym stanowisku (zazwyczaj związanym z odpowiedzialnością materialną), może zażądać od niego zaświadczenia o niekaralności.

Wydawane jest ono każdemu, kto złoży pisemny wniosek według wzoru określonego w załączniku do rozporządzenia ministra sprawiedliwości z dnia 1 czerwca 2001 r. w sprawie udzielania informacji o osobach na podstawie danych osobowych zgromadzonych w Krajowym Rejestrze Karnym (Dz.U. nr 60, poz. 618). Z wnioskiem o udzielenie informacji może – poza przyszłym pracownikiem – wystąpić również pracodawca chcący zasięgnąć informacji o osobie, którą zamierza zatrudnić. Wzór odpowiedniego formularza określa załącznik do wspomnianego rozporządzenia.

Zapytanie lub wniosek należy skierować do Biura Informacyjnego Krajowego Rejestru Karnego albo do jednego z jego punktów informacyjnych działających przy niektórych sądach. Wykaz tych punktów określa załącznik do rozporządzenia. Dane, których dotyczy wniosek lub zapytanie, ustala się indywidualnie dla każdej osoby na podstawie dowodu osobistego albo innego dokumentu pozwalającego ustalić tożsamość danej osoby.

Nagrody i kary

Stosownie do przepisu art. 105 k.p. pracodawca może przyznać pracownikowi nagrodę lub wyróżnienie.

Pracownik nie otrzymuje ich jednak za darmo, ale za wzorowe wypełnianie powierzanych mu obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy, podnoszenie wydajności pracy i jakości, jeśli przyczynia się to do wykonywania zadań zakładu. Przyznanie nagrody lub wyróżnienia ma charakter uznaniowy. Odpis zawiadomienia o przyznaniu nagrody albo wyróżnienia powinien być złożony do akt osobowych pracownika.

Poza nagrodami i wyróżnieniami pracodawca może również wymierzać kary porządkowe. Stosować je można w przypadku nieprzestrzegania przez pracowników ustalonego porządku, regulaminu pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. Wspomniane kary to upomnienie i nagana. Pracodawca jest też uprawniony do wymierzania kar pieniężnych. Artykuł 108 par. 2 k.p. stanowi bowiem, że w przypadku nieprzestrzegania przez pracownika przepisów bhp i przeciwpożarowych, opuszczenia pracy bez usprawiedliwienia czy stawienia się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywania alkoholu w czasie pracy – pracodawca może zastosować wspomnianą karę.

Nawet jeśli pracownik naruszy którykolwiek z wymienionych wcześniej obowiązków, możliwość ukarania go nie trwa w nieskończoność. Z przepisu art. 109 par. 1 k.p. wynika, że możliwość zastosowania kary wygasa po upływie dwóch tygodni od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Po upływie tych terminów pracownik nie może być już ukarany. Oczywiście zanim pracownik zostanie ukarany, należy go wysłuchać. Jeśli pracownik nie może być wysłuchany, bo np. jest nieobecny z powodu choroby, bieg dwutygodniowego terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.

Wymierzając pracownikowi karę, należy uwzględnić rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych, a także stopień winy pracownika (czy wina jest umyślna czy nieumyślna), a także dotychczasowy stosunek pracownika do pracy.

Pracodawca obowiązany jest zawiadomić pracownika o zastosowanej karze, na piśmie. Pismo to powinno wskazywać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych wraz z datą dopuszczenia się przez pracownika tego naruszenia. Dodatkowo powinno zawierać informację o możliwości i terminie zgłoszenia przez pracownika sprzeciwu. Oczywiście odpis tego zawiadomienia składa się do akt osobowych danego pracownika. Odpis ten należy usunąć z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Tym samym karę uważa się za niebyłą. Skutek taki nastąpi również wówczas, gdy pracodawca z własnej inicjatywy, jeszcze przed upływem wspomnianego terminu, uzna karę za niebyłą.

Jeśli nałożenie kary nastąpiło z naruszeniem przepisów, pracownik może w ciągu 7 dni od dnia zawiadomienia go o ukaraniu wnieść sprzeciw. O uwzględnieniu lub odrzuceniu sprzeciwu decyduje pracodawca, po rozpatrzeniu stanowiska reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Jeśli w danym zakładzie pracy taka organizacja nie działa, pracodawca podejmuje decyzję samodzielnie. Nieodrzucenie sprzeciwu w ciągu 14 dni – liczonych od dnia jego wniesienia – jest równoznaczne z jego uwzględnieniem. W przypadku gdy wniesiony sprzeciw zostanie odrzucony, pracownik ma możliwość wystąpienia, w ciągu 14 dni od dnia zawiadomienia o tym fakcie, do sądu pracy o uchylenie zastosowanej wobec niego kary. W razie uwzględnienia sprzeciwu lub uchylenia kary przez sąd, pracodawca jest zobowiązany zwrócić pracownikowi równowartość kwoty kary.

Poza nagrodami i wyróżnieniami pracodawca może również wymierzać kary porządkowe. Stosować je można w przypadku nieprzestrzegania przez pracowników ustalonego porządku, regulaminu pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych.

Umowa o zakazie konkurencji

Pracodawcy mogą podpisać z pracownikami umowy o zakazie konkurencji i to nie tylko w czasie trwania zatrudnienia, ale również po rozwiązaniu łączącego strony stosunku pracy. Pojęcie działalności konkurencyjnej zawierać będzie przede wszystkim prowadzenie przez pracownika we własnym imieniu lub za pośrednictwem osoby trzeciej działalności mieszczącej się w przedmiocie działania pracodawcy, i to bez względu na jego rodzaj, a także bez względu na to, czy jest ona podejmowana w celach zarobkowych czy też bezpłatnie.

Pracownik, który objęty został zakazem konkurencji, nie może prowadzić działalności, jeżeli spełnione zostaną łącznie dwa warunki, a mianowicie prowadzona przez pracownika działalność jest działalnością konkurencyjną w tym sensie, że zagraża lub narusza interes pracodawcy, a ponadto prowadzenie tej działalności – na mocy postanowień umowy – zostało uznane za zabronione.

W przypadku podpisania umowy o zakazie konkurencji należy określić okres obowiązywania zakazu oraz wysokość należnego pracownikowi z tego tytułu odszkodowania. Wysokość wspomnianego odszkodowania nie może być niższa niż 25 proc. wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji. Nie ma przeszkód, by należne pracownikowi odszkodowanie zostało wypłacone w ratach miesięcznych.

Umowa o zakazie konkurencji powinna być – pod rygorem nieważności – sporządzona w formie pisemnej.

W przypadku podpisania umowy o zakazie konkurencji należy określić okres obowiązywania zakazu oraz wysokość należnego pracownikowi z tego tytułu odszkodowania. Wysokość wspomnianego odszkodowania nie może być niższa niż 25 proc. wynagrodzenia otrzymywanego przez pracownika przed ustaniem stosunku pracy przez okres odpowiadający okresowi obowiązywania zakazu konkurencji.

Umowa o wspólnej
odpowiedzialności materialnej

Artykuł 125 k.p. statuuje możliwość przyjęcia przez pracowników wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się. Następuje to na podstawie pisemnej umowy o współodpowiedzialności materialnej. Zasady zawierania umów i zakres odpowiedzialności za mienie wspólnie powierzone określa rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 663). Z par. 6 tego rozporządzenia wynika, że najważniejszym elementem umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej jest określenie, w jakich częściach pracownicy odpowiadają za szkodę powstałą w powierzonym im łącznie mieniu. W przypadku bowiem braku takich postanowień należy przyjąć, iż odpowiadają oni w częściach równych. Jeśli jednak zostanie udowodnione, że do powstania szkody w całości lub w części przyczynił się tylko jeden albo kilku pracowników, to za tę szkodę odpowiadać będą tylko jej sprawcy. Natomiast za pozostałą część szkody odpowiedzialność poniosą wszyscy pracownicy w zakresie ustalonym w umowie, nie wyłączając osoby, która poniosła już odpowiedzialność za zawinioną przez siebie szkodę. Warto jednak pamiętać, że pracownicy nie ponoszą odpowiedzialności za tę część szkody, do której powstania przyczynił się pracodawca i która powstała z przyczyn od nich niezależnych, a także za szkodę objętą ryzykiem działalności pracodawcy.

Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością, na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych oraz zapewnienie im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji.

Dokumentacja zmian warunków pracy i płacy

Zmiany treści stosunku pracy może nastąpić albo w drodze porozumienia zmieniającego albo przez wypowiedzenie zmieniające. Pracodawca nie może bowiem zmienić warunków pracy i płacy na niekorzyść pracownika bez powiadomienia go o tym w formie ustalonej w prawie, dającej pracownikowi możliwość zajęcia stanowiska. Jeśli zatem pracodawcy nie uda się zawrzeć z pracownikiem porozumienia zmieniającego warunki pracy i płacy, może posłużyć się konstrukcją prawną wypowiedzenia zmieniającego.

W drodze porozumienia pracodawca i pracownik mogą dowolnie, ale w granicach wyznaczonych przez prawo, zmienić elementy łączącego ich stosunku pracy. Mogą zatem zmienić warunki pracy albo płacy, rodzaj umowy lub nawet jej termin końcowy. Pracownik nie może się jednak od takiego porozumienia zmieniającego odwołać do sądu pracy. Porozumienie wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika. Jeżeli strony nie dojdą do porozumienia, bo np. zmiany będą pogarszały sytuację pracownika, pracodawca może zmienić poszczególne elementy stosunku pracy w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Takie wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli zmierzającym do zmiany stosunku pracy przez wypowiedzenie dotychczasowych warunków pracy lub płacy, albo jednego i drugiego i zaoferowanie nowych warunków. Może być stosowane do wszystkich rodzajów umów, które podlegają wypowiadaniu. Dotyczy to więc umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, na okres próbny, a także na czas określony, jeśli umowa została zawarta na okres powyżej 6 miesięcy i strony przewidziały dopuszczalność jej wcześniejszego wypowiedzenia. Natomiast co do zasady wypowiedzenie zmieniające nie będzie miało zastosowania do umów zawartych na czas wykonania określonej pracy.

Wypowiedzenie zmieniające jest wymagane w przypadku pogorszenia pracownikowi warunków pracy i płacy. Przy zmianach na korzyść pracownika, pracownik sam wyraża zgodę lub nawet taką zgodę można domniemywać. Z tej formy zmiany treści stosunku pracy skorzystać może tylko pracodawca. W myśl art. 42 par. 2 k.p., wypowiedzenie warunków pracy lub płacy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Konieczne są tu dwa elementy:

oświadczenie woli o wypowiedzeniu warunków pracy lub płacy,

zaproponowanie pracownikowi na piśmie nowych warunków.

A zatem dopiero wtedy, gdy wraz z oświadczeniem woli o wypowiedzeniu określonych warunków pracy lub płacy zostaną także przedstawione pracownikowi na piśmie nowe warunki, wypowiedzenie zmieniające będzie skuteczne. Obu czynności najlepiej dokonać jednocześnie. Dopuszczalna jest jednak krótka przerwa między nimi.

Od momentu skutecznego złożenia przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego jego skutki zależą od pracownika. W zależności od jego woli może ono skutkować albo zmianą treści stosunku pracy, albo też jego definitywnym rozwiązaniem. Zgodnie z art. 42 par. 3 k.p., w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy lub płacy umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Może zdarzyć się również tak, że pracownik przed upływem okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych mu nowych warunków. Jeśli nie uczyni tego przed upływem połowy okresu wypowiedzenia, pracodawca przyjmuje, że pracownik wyraża zgodę na te warunki.

Pracownik może zatem:

przyjąć zaproponowane mu warunki lub

odmówić ich przyjęcia.

Od jego decyzji zależą dalsze losy stosunku pracy. Jeśli pracownik odrzuci zaproponowane mu nowe warunki, umowa o pracę ulegnie rozwiązaniu z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Pracownik powinien jednak wyraźnie zaznaczyć swoją odmowę. Jego milczenie może być bowiem odczytane jako zgoda. Kodeks pracy wyznacza jeszcze dodatkowo termin, w jakim pracownik powinien swoją odmowę wyrazić. Powinien dokonać tego do momentu upływu połowy okresu wypowiedzenia. Pracodawca ma obowiązek pouczyć pracownika o terminie złożenia oświadczenia o odmowie akceptacji nowych warunków i ewentualnych skutkach. Jeśli tego nie uczyni, pracownik może odmówić przyjęcia zaproponowanych mu warunków aż do końca okresu wypowiedzenia. Jeśli przed upływem połowy okresu wypowiedzenia pracownik oświadczy, że odmawia przyjęcia nowych warunków, wówczas stosunek pracy ulega rozwiązaniu z upływem okresu wypowiedzenia, bez potrzeby składania jakichkolwiek dodatkowych oświadczeń woli przez którąkolwiek ze stron. Natomiast w przypadku wyrażenia przez pracownika zgody na zaproponowane mu nowe warunki, wypowiedzenie zmieniające osiąga swój cel: stosunek pracy jest kontynuowany, ale jego treść ulega zmianie w takim zakresie, w jakim zostało dokonane wypowiedzenie zmieniające.

Wypowiedzenie zmieniające jest wymagane w przypadku pogorszenia pracownikowi warunków pracy i płacy. Przy zmianach na korzyść pracownika, pracownik sam wyraża zgodę lub nawet taką zgodę można domniemywać.

Czasowe powierzenie
innej pracy

Od wypowiedzenia zmieniającego należy odróżnić konkretyzację obowiązków pracowniczych, która polega na przesunięciu pracownika na inne stanowisko pracy bez istotnej zmiany jego obowiązków i wynagrodzenia oraz czasową zmianę jedynie rodzaju wykonywanej pracy, którą pracodawca może zastosować na podstawie art. 42 par. 4 k.p. W działalności zakładu pracy mogą bowiem wystąpić sytuacje szczególne, wymagające od pracownika przejściowego świadczenia innej pracy niż ta, do której się zobowiązał w umowie o pracę. Aby było to zgodne z prawem, muszą być spełnione jednocześnie cztery warunki:


istnieją uzasadnione potrzeby pracodawcy, aby zmienić warunki pracy pracownika,

Przez uzasadnione potrzeby należy rozumieć sytuacje szczególne, w których czasowe powierzenie pracownikowi innej pracy jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania zakładu pracy, np. konieczność zastąpienia chorego pracownika;

czasowe powierzenie innej pracy pracownikowi następuje na okres nieprzekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym. Pracodawca może wykorzystać ten okres jednorazowo albo w częściach. Ich suma nie może jednak przekroczyć 3 miesięcy w roku kalendarzowym;

powierzona praca jest zgodna z kwalifikacjami pracownika. Pracodawca nie może czasowo powierzyć pracownikowi dowolnej pracy, pracy niewymagającej żadnych kwalifikacji zawodowych lub kwalifikacji znacznie niższych od posiadanych przez pracownika;

powierzenie pracy innego rodzaju nie powoduje obniżenia wynagrodzenia. Jeśli pracownikowi powierzono czasowe wykonywanie pracy, która jest niżej opłacana, nie powinno to powodować obniżenia jego wynagrodzenia. Natomiast gdy wykonywana przez niego czasowo praca jest wyżej wynagradzana, powinien otrzymać wynagrodzenie wyższe.

Dokumentowanie kwalifikacji

Pracodawca obowiązany jest m.in. do ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Obowiązek ten wynika wprost z art. 94 pkt 6 k.p. Szczegółowe zasady i warunki dotyczące zasad podnoszenia przez pracowników kwalifikacji zawodowych reguluje rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. nr 103, poz. 472 z późn. zm.). Na płycie CD znajdują się wzory różnych druków i pism stosowanych w zakładach pracy (skierowania, wnioski, umowy itp.).

Kształcenie dorosłych w formach szkolnych odbywa się w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i szkołach wyższych. Jeśli pracownik rozpoczyna naukę na podstawie skierowania zakładu pracy, przysługuje mu urlop szkoleniowy, zwolnienie z części dnia pracy, a także różne dodatkowe świadczenia (np. zwrot kosztów przejazdów, zakwaterowania, zakupu podręczników itp.), które mają jednak charakter fakultatywny. Wymiar urlopu szkoleniowego przeznaczonego na udział w obowiązkowych zajęciach oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów wynosi dla pracownika skierowanego na studia zaoczne 28 dni, na studia wieczorowe – 21 dni. W ostatnim roku studiów pracownikowi skierowanemu przysługuje dodatkowo 21 dni roboczych urlopu szkoleniowego na przygotowanie pracy magisterskiej (dyplomowej) oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu magisterskiego (dyplomowego).

Jeśli pracownik podejmuje naukę bez skierowania zakładu pracy, pracodawca może udzielić mu bezpłatnego urlopu (okres tego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia w zakładzie pracy w zakresie wszelkich uprawnień), a także zwolnienia z części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia w wymiarze ustalonym porozumieniem zawartym pomiędzy zakładem pracy a pracodawcą.

Natomiast w przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych w formach pozaszkolnych (par. 8 rozporządzenia wymienia tu studia podyplomowe, kursy i seminaria, a także inne formy, takie jak staże zawodowe czy praktyki zawodowe) pracownikowi posiadającemu skierowanie z zakładu pracy przysługuje (oczywiście, jeśli nie zawiera w tym zakresie innych postanowień, umowa zawarta pomiędzy pracownikiem a zakładem pracy) zwrot kosztów uczestnictwa (zakwaterowanie, wyżywienie, przejazd) oraz urlop szkoleniowy na udział w obowiązkowych zajęciach, a także zwolnienie z części dnia pracy.

Z par. 10 omawianego rozporządzenia wynika, że wymiar urlopu szkoleniowego na udział w obowiązkowych zajęciach w ciągu całego okresu trwania nauki na studiach podyplomowych zaocznych wynosi dla pracownika skierowanego do 28 dni roboczych. Natomiast wymiar urlopu szkoleniowego przeznaczonego na przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów końcowych wynosi do 6 dni roboczych i ustalany jest przez zakład pracy w zależności od czasu trwania szkolenia i egzaminów.

Urlop ten przysługuje pracownikowi skierowanemu na wieczorowe i zaoczne studia podyplomowe, kursy wieczorowe i zaoczne oraz seminaria, a także samokształcenie kierowane.

Wymiar urlopu szkoleniowego przeznaczonego na udział w obowiązkowych konsultacjach dla pracownika skierowanego na kursy zaoczne wynosi do 2 dni roboczych w miesiącu. Jeśli pracownik został skierowany na wieczorowe studia podyplomowe oraz na kursy i seminaria, to przysługuje mu zwolnienie z części dnia pracy nieprzekraczające jednak 5 godzin tygodniowo, i to pod warunkiem, że czas pracy nie pozwala na punktualne przybycie na zajęcia.

Gdy pracownik podejmuje naukę w formach pozaszkolnych bez skierowania, może otrzymać urlop bezpłatny i zwolnienie z części dnia pracy, jednak bez zachowania prawa do wynagrodzenia. Urlop ten ma charakter fakultatywny i udzielany jest w wymiarze ustalonym na zasadzie porozumienia między zakładem pracy a pracownikiem.

Wymiar urlopu szkoleniowego przeznaczonego na udział w obowiązkowych zajęciach oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminów wynosi dla pracownika skierowanego na studia zaoczne 28 dni, na studia wieczorowe – 21 dni.

Inne rodzaje dokumentacji

U pracodawców, w zależności oczywiście od wielkości danego zakładu, spółki czy jednostki organizacyjnej będącej pracodawcą, działają różnego rodzaju komórki organizacyjne, m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, komórka finansowa, kadrowa, administracyjna. Każda z tych jednostek – zależnie od rodzaju wykonywanych czynności – obowiązana jest do prowadzenia innego rodzaju dokumentacji. Poniżej została przedstawiona przykładowa zawartość takiej dokumentacji. Nie jest to oczywiście wyliczenie wyczerpujące, co oznacza, że mogą znaleźć się tam jeszcze inne dokumenty, niewymienione w tym wykazie a niezbędne w danym zakładzie pracy z uwagi na profil prowadzonej działalności lub specjalne zapotrzebowanie, np. pracodawcy.
Dokumentacja i ewidencja bhp oraz spraw socjalnych

Dokumentacja ta może obejmować:

plan szkolenia bhp,

dokumentację organizacyjną i techniczną bhp,

protokoły z kontroli bhp oraz z przeglądu stanowisk pracy,

dokumentację chorób zawodowych, a także wypadków przy pracy, w drodze do pracy i z pracy (wymienione rodzaje dokumentacji bhp omówimy niebawem w szerszym opracowaniu o ubezpieczeniu wypadkowym),

ewidencję warunków szkodliwych lub niebezpiecznych dla życia lub zdrowia,

ewidencję wypłaconych ekwiwalentów za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich renowacja,

ewidencja świadczeń socjalnych,

karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej wraz z ich rozliczeniem,

dokumentację z kontroli i badań środowiska pracy, warunków sanitarnych i zdrowotnych przez Państwową Inspekcję Pracy i Inspekcję Sanitarną,

dokumentację wczasów, kolonii, zimowisk i innych form zorganizowanego wypoczynku oraz rekreacji.

Dokumentacja płac

W ramach dokumentacji i ewidencji płac i ubezpieczeń społecznych powinny się znajdować:

listy płac lub imienne karty wypłacanego wynagrodzenia,

dokumentacja obrachunkowa do listy płac,

karty pracy (dla pracowników wynagradzanych akordowo lub według przepracowanych godzin),

dokumentacja dotycząca premii i nagród, składek na ubezpieczenie rentowe, emerytalne, wypadkowe, chorobowe i zdrowotne, a także na Gwarantowany Fundusz Świadczeń Socjalnych i Fundusz Pracy,

ewidencja wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia społecznego wraz z listami wypłat,

imienne informacje o wynagrodzeniach dla celów rentowych albo emerytalnych,

zaświadczenia o wynagrodzeniach pracownika (na jego żądanie).

Dokumentacja
administracyjno-gospodarcza

Dla ułatwienia pracy na poszczególnych stanowiskach pomocne są różnego rodzaju przydziały rzeczowe (np. sprzętu komputerowego, materiałów biurowych). Pracodawca w trosce o prawidłowe wykorzystanie składników majątkowych powinien mieć zapewnioną możliwość kontroli wyposażenia rzeczowego. Służy do tego właśnie ewidencja administracyjno-gospodarcza obejmująca m.in.:

imienną ewidencję wyposażenia pracowników w maszyny, urządzenia, sprzęt techniczny i narzędzia pracy,

ewidencję przydziału materiałów biurowych czy artykułów higieniczno-sanitarnych,

ewidencję przydziału napojów (gorących i chłodzących),

pozostałą dokumentację przyznanych świadczeń rzeczowych dla pracowników.

Ewidencja czasu pracy,
wynagrodzeń i zakresu zadań

Obecność pracownika w pracy powinna być odpowiednio udokumentowana. Realizacja tego obowiązku przybiera różne formy. Najczęściej wykorzystywane są w tym celu listy obecności lub karty zegarowe (magnetyczne). Mimo postępu technologicznego i coraz częstszego stosowania wspomnianych kart, lista obecności w formie papierowej nadal pełni dominującą rolę (wzory takich dokumentów zamieszczamy na płycie CD).

Przed rozpoczęciem dnia pracy druk ten powinien być wyłożony w ogólnie dostępnym i znanym pracownikom miejscu. Po przyjściu do pracy pracownik ma obowiązek podpisać listę. O określonej godzinie jest ona zabierana przez pracodawcę lub upoważnioną osobę, która swoim podpisem potwierdza zgodność dokonanych w niej zapisów ze stanem faktycznym. Po zakończeniu miesiąca, na podstawie listy następuje podsumowanie nieobecności pracownika za ten okres.

Nieobecności te powinny być odpowiednio udokumentowane. Zagadnienie to jest uregulowane rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz.U. nr 60, poz. 281).

Należy przypomnieć, że stosownie do art. 1041 par. 1 pkt 9 k.p. przyjęty u danego pracodawcy sposób usprawiedliwiania nieobecności i potwierdzania pobytu w pracy powinien być ustalony w stosownym regulaminie.

Lista obecności jest pomocna przy różnego rodzaju sprawozdawczości związanej z wykorzystaniem czasu pracy oraz przy realizacji obowiązku prowadzenia przez pracodawcę jego ewidencji. Obowiązek taki wynika z art. 12911 k.p. Szczegółowe zasady jej prowadzenia zawarte są w par. 8 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Stanowi on, że pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz dodatkowe dni wolne od pracy, wynikające z rozkładu czasu pracy w 5-dniowym tygodniu pracy,

dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy.

Ponadto w stosunku do pracowników młodocianych należy także uwzględnić czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Dowody usprawiedliwiające nieobecność w pracy:

zaświadczenie lekarskie o czasowej niezdolności do pracy,

decyzja właściwego państwowego inspektora sanitarnego – w razie odosobnienia pracownika z przyczyn przewidzianych przepisami o zwalczaniu chorób zakaźnych,

oświadczenie pracownika – w razie zaistnienia okoliczności uzasadniających konieczność sprawowania przez niego osobistej opieki nad zdrowym dzieckiem do lat 8 z powodu nieprzewidzianego zamknięcia żłobka, przedszkola lub szkoły, do której dziecko uczęszcza,

imienne wezwanie pracownika do osobistego stawienia się, wystosowane przez właściwy organ, zawierające adnotację potwierdzającą fakt stawiennictwa,

oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych oraz warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny, zakończonej w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin.

Dokumentacja płacowa

Pracodawca zobowiązany jest do prowadzenia dokumentacji wynagrodzenia i innych świadczeń pracowniczych. Obowiązek ten dotyczy nie tylko wynagrodzeń ze stosunku pracy, ale też tych wynikających ze stosunku cywilnoprawnego. Zleceniobiorcy mogą być bowiem – tak samo jak pracownicy etatowi – zainteresowani uzyskaniem różnego rodzaju informacji i danych o wynagrodzeniach czy innych świadczeniach. Pracodawcy i zleceniodawcy powinni być zainteresowani prowadzeniem odpowiedniej dokumentacji z uwagi na jej przydatność przy sporządzaniu informacji i deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych. Dane te muszą być bowiem sporządzone na podstawie pełnej i rzetelnie prowadzonej dokumentacji. Mając zatem na uwadze nie tylko wymagania wynikające z przepisów prawa, ale też i potrzeby praktyczne, pracodawcy powinni posiadać w swoich zasobach odpowiedni zestaw dokumentów, który sprostałby wszystkim wymaganiom i potrzebom.

Dokumentacja wynagradzania pracownika zawiera na ogół dane zatrudnieniowe oraz dane o tytułach wynagrodzenia i jego poszczególnych składnikach (zarówno stałych, jak i zmiennych). Przydatne może być dokonanie podziału wynagrodzeń na część składkową (objętą składkami na ubezpieczenia społeczne) i nieskładkową.

Dane zawarte w tej dokumentacji wykorzystuje się nie tylko do wyliczenia podstawy wymiaru wynagrodzenia za czas choroby, ale też zasiłku chorobowego, opiekuńczego, rodzinnego czy wreszcie renty i emerytury. Dane o wynagrodzeniach stanowią również podstawę obliczenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne, odszkodowań, ekwiwalentów i odpraw.

W przypadku gdy pracodawca wypłaca inne świadczenia pieniężne (tzw. pozapłacowe), obowiązany jest do prowadzenia dodatkowej dokumentacji. Powinna ona zawierać tytuły wypłat, daty świadczeń oraz kwoty, a ponadto dane do celów podatkowych. Nie ma przeszkód, aby była to karta świadczeń pozapłacowych sporządzona na wzór karty wynagradzania pracownika z opcją podatkową. Tego rodzaju obowiązek dokumentacyjny dotyczył będzie m.in. świadczeń socjalnych (finansowanych z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub w ramach kosztów firmy, gdy fundusz taki nie jest tworzony) oraz świadczeń rehabilitacyjnych (finansowanych z zakładowego funduszu rehabilitacji osób niepełnosprawnych). Wzór regulaminu ZFŚS zamieszczamy na płycie CD, a inny projekt regulaminu przedstawiliśmy w „KiK” nr 17/2003.

Przy tego rodzaju dokumentacji należy przy każdym tytule świadczeń zaznaczyć wyraźnie, czy dane świadczenie podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym czy też jest od tego podatku zwolnione poprzez przyjęcie adnotacji typu: „opod.” lub „zwol.”. Jeśli dane świadczenie podlega opodatkowaniu, należy dodatkowo podać kwoty podatku należnego oraz pobranego.

Co powinna zawierać dokumentacja wynagrodzenia?

Podstawowy zestaw dokumentacji wynagrodzenia oraz innych świadczeń pracowniczych powinien zawierać m.in.:

regulaminy wypłacania wynagrodzenia za pracę

karty pracy pracowników do obliczenia wynagrodzeń zmiennych (akordowych, prowizyjnych itp.),

dokumenty wymagane do obliczenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, premii regulaminowej, wynagrodzeń nieperiodycznych (np. odpraw emerytalnych),

dokumenty do wypłat wynagrodzeń (listy płac, rachunki za prace zlecone itp.),

indywidualne karty wynagrodzeń pracowników do celów ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,

informacje i deklaracje podatkowe.

Dodatki do wynagrodzeń

W myśl art. 771 k.p. warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustalają układy zbiorowe pracy oraz regulaminy wynagradzania. Wśród tych świadczeń często spotykamy się z różnego rodzaju dodatkami do wynagrodzeń. W zależności od tego, z jakiego tytułu przysługują, możemy je podzielić na następujące grupy:
dodatki przyznawane ze względu na pełnienie przez pracownika jakiejś szczególnej funkcji (dodatek funkcyjny, kontrolerski, inspekcyjny itp.),

dodatki przyznawane ze względu na szczególne warunki pracy lub ze względu na staż pracy (dodatek za wysługę lat, za pracę w godzinach nadliczbowych, za pracę w warunkach szkodliwych dla zdrowia itp.),

dodatki przyznawane za wykonywanie dodatkowych zadań przez pracownika na rzecz pracodawcy (dodatek za rozłąkę itp.),

dodatki za posiadanie przez pracownika szczególnych umiejętności lub kwalifikacji (dodatek za znajomość języków obcych, za stopień naukowy),

dodatki wyrównawcze i regulacyjne.

U niektórych pracodawców występuje dodatek za staż pracy (tzw. dodatek stażowy). Przyznawany jest po raz pierwszy po osiągnięciu przez pracownika pewnego minimalnego stażu pracy, np. po 5 latach pracy. Następnie – na ogół – jest zwiększany o 1 proc. za każdy rok pracy, aż do osiągnięcia 20 proc. wynagrodzenia zasadniczego.

Do okresów pracy uprawniających do dodatku stażowego wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia oraz inne okresy, podlegające wliczeniu do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Kolejnym, często spotykanym składnikiem wynagrodzenia za pracę jest dodatek funkcyjny. Przysługuje on zazwyczaj pracownikom zatrudnionym na kierowniczych lub innych samodzielnych stanowiskach. Prawo do niego może być uzależnione od liczby osób, którymi kieruje dana osoba. Dodatek ustalany jest kwotowo bądź procentowo.

Zakres czynności

Artykuł 94 k.p. zobowiązuje pracodawców do zaznajomienia pracowników podejmujących pracę z zakresem ich obowiązków, sposobem wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach oraz z podstawowymi uprawnieniami zatrudnionych. Jednocześnie kodeks nie precyzuje sposobu realizacji tego obowiązku, nie określa też formy (pisemna czy ustna). Rozstrzygnięcia tych wątpliwości nie znajdziemy również w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Dokument ten nie jest zatem obligatoryjny, występuje dodatkowo jako swoiste uzupełnienie umowy o pracę w przypadku uznania przez pracodawcę celowości jego opracowania. Doświadczenie jednak uczy, że sporządzenie zakresu obowiązków (czynności) w formie pisemnej jest celowe i pożyteczne. Taki dokument stanowi bowiem materialny wyraz oczekiwań pracodawcy wobec pracownika. Konkretyzuje on obowiązki pracownika, które ogólnie zapisane zostały w art. 100 k.p., regulaminach pracy lub innych aktach z zakresu prawa pracy. Biorąc pod uwagę brak możliwości opisu obowiązków w umowie o pracę (w zalecanych drukach nie ma na to miejsca), zakres czynności staje się często jedynym dokumentem umożliwiającym ocenę ich realizacji przez pracownika.

Komentarze

Wyświetlanie Sortowanie
Tylko zalogowani użytkownicy mogą komentować. Zarejestruj lub zaloguj się
INDIE 2015


Nasza nowa strona


Kodeks pracy


OKRESOWY Dla SŁUŻBY BHP, SZKOLENIE SIP


Kategorie


POZWOLENIA ZINTEGROWANE-HANDEL CO2


Głosowanie

Czy Państwowa Inspekcja Pracy spełnia swoją rolę

[ Wyniki | Ankiety ]

Głosów: 330
Komentarzy: 1


Polecamy ebooki



BHP EKSPERT Sp.z o.o.

NIP 678-315-47-15 KRS 0000558141 bhpekspert@gmail.com
tel.kom.(0)501-700-846
Tworzenie strony: 0,230964899063 sekund.