 |
|
|
|
Robert Łabuzek
+48501700846
Masz problem z BHP
szukasz odpowiedzi ?
Szybko i gratisowo otrzymasz poradę
zadzwoń lub napisz na maila. |
|
|
Na stronie przebywa obecnie....
|
|
|
|
| |
Jak prowadzić dokumentację pracowniczą?
Każdy pracodawca jest zobowiązany prowadzić akta osobowe zatrudnianych przez siebie pracowników. W aktach tych powinny znajdować się druki potwierdzające realizację jego obowiązków wobec pracownika.
Ogólnie można je podzielić na dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem stosunku pracy, jego przebiegiem oraz rozwiązaniem stosunku łączącego pracodawcę z pracownikiem.
Przepisy dotyczące tych zagadnień zawarte są w kodeksie pracy, w wielu innych ustawach oraz w aktach niższej rangi, mających charakter przepisów wykonawczych do kodeksu pracy i pozostałych ustaw.
Przedstawienie podstawowych obowiązków pracodawców w jednym opracowaniu powinno być dla nich przydatne, zwolni ich bowiem z poszukiwania potrzebnych informacji w wielu różnych publikacjach.
Dodatek został opracowany specjalnie pod kątem małych firm, w których często właściciel firmy prowadzi sam sprawy kadrowe, socjalne i finansowe. Omówiono w nim zarówno sposób prawidłowego prowadzenia akt osobowych, jak i obowiązki dokumentacyjne pracodawców wobec zatrudnianych osób. Dodatkowym atutem opracowania są przykłady ilustrujące problemy, z którymi borykają się zatrudniający oraz przykładowo wypełnione wzory druków, które mogą być wykorzystane w bieżącej działalności małej firmy.
Akta osobowe pracownika
Artykuł 94 pkt 9a kodeksu pracy nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia akt osobowych oraz innej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Zagadnienie to regulują szczegółowo przepisy rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zob. podstawa prawna).
W myśl par. 6 pkt 1 rozporządzenia pracodawca zobowiązany jest założyć i prowadzić akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika. Akta te składają się z trzech części.
Sposób prowadzenia akt
W części A należy gromadzić dokumenty, które zostały złożone przez daną osobę w trakcie ubiegania się o zatrudnienie.
W części B umieszcza się dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia, w tym:
• umowę o pracę, a także zakres obowiązków,
• pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami obowiązującymi u pracodawcy, jak również zaświadczenie o ukończeniu obowiązującego szkolenia w zakresie bhp,
• oświadczenie osoby będącej rodzicem lub opiekunem dziecka do lat czterech, o którym mowa w art. 1295 i art. 178 par. 2 k.p. oraz do lat czternastu (art. 188 k.p.) o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w tych przepisach,
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
• dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
• oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub ich zmiany,
• dokumenty świadczące o przyznaniu nagrody lub wyróżnienia, jak również o wymierzeniu kary porządkowej,
• pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego albo bezpłatnego,
• dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186 par. 3 k.p. Przepis ten mówi o tym, że osoba uprawniona do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy wniosek o obniżenie jej wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa etatu w okresie, w którym mogłaby korzystać z wspomnianego urlopu,
• orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzanymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
• umowę o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta w okresie pozostawania w stosunku pracy,
• informacje dotyczące wykonywania powszechnego obowiązku obrony,
• korespondencję z reprezentującą pracownika organizacją związkową w sprawach ze stosunku pracy,
• kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika, uprzednio zarejestrowanego jako osoba bezrobotna.
W części C należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
• pisma dotyczące żądania wydania świadectwa pracy na podstawie art. 97 par. 11 k.p. oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy stosownie do art. 171 par. 3 k.p.,
• kopię wydanego świadectwa pracy,
• umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy (jeśli została zawarta),
• potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę
• związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• orzeczenia lekarskie w związku z przeprowadzonymi badaniami lekarskimi po rozwiązaniu stosunku pracy.
Dokumenty należy ułożyć w porządku chronologicznym oraz ponumerować, a każda z części akt osobowych powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w niej druków.
Pozostała dokumentacja pracownicza
Pracodawca musi jeszcze prowadzić inną dokumentację pracowniczą, m.in.:
• dotyczącą podejrzenia o chorobę zawodową lub dotknięcia pracownika taką chorobą, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do lub z pracy,
• kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach roboczych, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w przypadku pracowników młodocianych – uwzględnia się również czas pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie dozwolone jest w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
• imienne karty wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
• karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Rozporządzenie nie określa wzorów tych formularzy. Pracodawca może więc opracować własne druki, które powinny odpowiadać specyfice prowadzonej przez niego działalności.
Przykład
Pracownik zażądał wydania oryginałów świadectw z poprzednich miejsc zatrudnienia. Czy jako pracodawca mam taki obowiązek?
Tak. Zgodnie z par. 1 pkt 3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawcy w prowadzonych przez siebie aktach osobowych przechowują kopie lub odpisy złożonych przez pracowników dokumentów.
Jednocześnie mogą żądać od pracownika oryginałów tych dokumentów, ale tylko do wglądu lub w celu sporządzenia odpisu albo kopii.
Pracodawca, prowadząc akta osobowe i dokumentację pracowniczą, zobowiązany jest do zabezpieczenia jej przed uszkodzeniem lub zniszczeniem oraz dostępem osób niepowołanych. Powinien także na bieżąco aktualizować zawarte w nich dane.
Ubieganie się o zatrudnienie
Paragraf 1 przywołanego wcześniej rozporządzenia stanowi, iż pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia określonych dokumentów.
Pracodawca ma prawo oczekiwać:
• wypełnionego kwestionariusza osobowego oraz niezbędnej liczby fotografii,
• świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia przypadające w roku kalendarzowym, w którym dana osoba ubiega się o zatrudnienie,
• dokumentów potwierdzających wymagane kwalifikacje zawodowe,
• świadectwa ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby niepełnoletniej ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• innych dokumentów, jeśli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
Powyższy wykaz ma charakter wyczerpujący. Oznacza to, że pracodawca nie ma prawa domagać się od osoby ubiegającej się o zatrudnienie innych dokumentów i informacji.
Badania lekarskie pracowników
Stosownie do art. 229 par. 1 kodeksu pracy osoba przyjmowana do pracy podlega wstępnym badaniom lekarskim. Podlegają nim również pracownicy młodociani przenoszeni na inne stanowiska pracy oraz pracownicy przenoszeni na stanowiska, na których występują czynniki szkodliwe dla zdrowia albo warunki uciążliwe. Z obowiązku przeprowadzenia badań wstępnych wyłączone są osoby przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy, na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy z tym samym pracodawcą.
Ustawodawca nałożył w kodeksie obowiązek poddania się kontrolnym badaniom lekarskim także przez pracowników, których niezdolność do pracy trwała dłużej niż 30 dni i spowodowana była chorobą.
Artykuł 229 par. 4 k.p. stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do zatrudnienia na określonym stanowisku.
Szczegółowe zasady dotyczące badań określa rozporządzenie ministra zdrowia i opieki społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w kodeksie pracy (zob. podstawa prawna).
W myśl par. 4 rozporządzenia badanie profilaktyczne przeprowadzane jest na podstawie skierowania wydanego przez pracodawcę. Powinno ono określać:
• rodzaj badania,
• stanowisko pracy, na którym zatrudniony ma być kandydat do pracy lub jest zatrudniony pracownik.
Ponadto w skierowaniu musi być zawarta informacja o występowaniu na stanowisku pracy czynników szkodliwych dla zdrowia albo warunków uciążliwych wraz z aktualnymi wynikami badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia.
Po zakończeniu badań lekarz wydaje zaświadczenie, w którym stwierdza brak przeciwwskazań lub wskazuje przeciwwskazania do pracy na określonym stanowisku.
|
| |
|
OKRESOWY Dla SŁUŻBY BHP, SZKOLENIE SIP
|
|
|
|
|
|
POZWOLENIA ZINTEGROWANE-HANDEL CO2
|
|
|
|
|
| |
Komentarze