ANNA GÓRNIK, ANITA GWAREK
Pracodawca ma obowiązek wypłacić wynagrodzenie za pracę co najmniej raz w miesiącu. Termin, miejsce, czas i częstotliwość powinny określać regulamin pracy, układ zbiorowy pracy (dalej: uzp) czy umowa o pracę. Gdy przewidują one wypłatę raz na miesiąc, powinna ona nastąpić z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca. Nie ma jednak przeszkód do częstszej wypłaty, np. raz na dwa tygodnie czy co tydzień.
Wypłata wynagrodzenia
Zasada uiszczania wynagrodzenia co najmniej raz w miesiącu dotyczy tylko składników za okresy nie dłuższe niż miesiąc. Pozostałe składniki, jak premie kwartalne, wypłaca się z dołu w terminach określonych przepisami prawa pracy.
Generalnie wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, stąd też reguła jego wypłaty z dołu. Strony mogą się jednak umówić co do uiszczania płacy miesięcznie z góry, np. do 10. dnia każdego miesiąca za miesiąc bieżący (za marzec - do 10 marca). Pozwolił na to SN w wyroku z 4 sierpnia 1999 r. (I PKN 191/99, OSNAP z 2000 r. nr 22, poz. 814).
Jeżeli ustalony w przepisach wewnątrzzakładowych termin wypłaty wynagrodzenia przypada na dzień wolny, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym. Za dni wolne uważa się zarówno ustawowe dni wolne od pracy (niedziele i święta), jak również wynikające z pięciodniowego tygodnia pracy.
Miejsce wypłaty może być określone przez podanie np. komórki organizacyjnej, lokalu, pomieszczenia. W razie braku takiego wskazania w pierwszej kolejności będzie nim siedziba pracodawcy, a gdy praca jest wykonywana stale poza siedzibą zakładu - miejsce świadczenia pracy. Termin wypłaty można określić przez wskazanie daty dziennej (np. 28. dnia miesiąca) lub dnia tygodnia (np. pierwszy piątek miesiąca).
RYS. JACEK FRANKOWSKI
Wynagrodzenie uiszcza się w gotówce. Częściowa wypłata w inny sposób (np. w postaci deputatu czy papierów wartościowych, jak bony towarowe, akcje, obligacje) jest dopuszczalna tylko wtedy, gdy przewidują to ustawa lub uzp. Umowne postanowienie przewidujące inną formę jest nieważne z mocy prawa.
Pracownik powinien dostać wynagrodzenie bezpośrednio do rąk. Inny sposób zapłaty wchodzi w grę tylko za jego pisemną zgodą lub gdy tak stanowi uzp. Jeżeli pracownik zgodził się na przelew na jego konto bankowe, pieniądze mają trafić tam najpóźniej w dniu wypłaty wynagrodzenia.
Co do zasady, wynagrodzenie trzeba uiścić do rąk pracownika. W całości lub w części można je wypłacić np. żonie legitymującej się nakazem sądu, wydanym gdy mąż pozostający z nią we wspólnym pożyciu nie spełnia obowiązku przyczyniania się do zaspokajania potrzeb rodziny. Nakaz ten zachowuje moc mimo ustania po jego wydaniu wspólnego pożycia małżonków. Na wniosek któregoś z nich sąd może go jednak zmienić albo uchylić.
Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń. Wynika to z § 8 pkt 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286; dalej: rozporządzenie w sprawie akt osobowych). Z kolei art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. nr 121, poz. 591 ze zm.) nakazuje przechowywać te dokumenty bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż pięć lat.
Ważnym obowiązkiem pracodawcy jest prawidłowe obliczenie wysokości wszystkich składników wynagrodzenia za pracę. Na żądanie zainteresowanego pracodawca jest obowiązany udostępnić mu dokumenty, na podstawie których tych obliczeń dokonano. Inne podmioty nie mają do nich prawa wglądu. Z jednym wyjątkiem dotyczącym sądu, na którego zarządzenie pracodawca musi przedstawić dokumenty płacowe pracownika.
Pracodawca naruszający przepisy o wypłacie wynagrodzenia w określonym miejscu, terminie i czasie popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji jest zobowiązany wypłacić mu odsetki za opóźnienie, wynoszące - w razie braku odmiennego postanowienia umownego - 13 proc. w skali roku. Jeżeli pracodawca nie wypłaca wynagrodzenia w ustalonym terminie z przyczyn, za które ponosi odpowiedzialność, popada w zwłokę. Wtedy pracownik może się domagać od niego nie tylko wykonania zobowiązania, ale i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki. Ciąży na nim jednak dowód wykazania powstałej szkody.
Za czas niewykonywania pracy
Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas jej niewykonywania pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy tak stanowią przepisy. I tak, dostanie on je m.in. za czas:
niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej świadczenia, ale doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy,
niezawinionego przestoju,
pozostawania bez pracy, jeżeli podjął zatrudnienie w wyniku przywrócenia do pracy w następstwie nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę przez pracodawcę lub niezgodnego z prawem jej rozwiązania bez wypowiedzenia,
zwolnienia na poszukiwanie pracy,
zwolnienia od pracy na dwa dni pracownicy (pracownika), wychowującej przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat,
zwolnienia od pracy z tytułu badań lekarskich w związku z ciążą,
niewykonywania pracy z powodu przeprowadzania okresowych lub kontrolnych badań lekarskich,
urlopu wypoczynkowego,
nieprzepracowany w związku ze zmniejszeniem wymiaru czasu pracy osobom, o których mowa w art. 1295 k.p., czyli:
- zatrudnionym na stanowiskach, na których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia,
- ciężarnym,
- kobietom opiekującym się dzieckiem w wieku do 4 lat.
Ci nie mogą pracować dłużej niż osiem godzin na dobę, chyba że wyrażą na to zgodę.
W razie choroby
Za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej łącznie do 33 dni w roku, pracownik zachowuje prawo do 80 proc. wynagrodzenia od pracodawcy, chyba że przepisy wewnątrzzakładowe przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu. Mówi o tym art. 92 k.p. Jednak czas zwolnienia lekarskiego do 33 dni na rok wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo przypadającego podczas ciąży zawsze jest gratyfikowany 100-procentowym wynagrodzeniem. Od 1 stycznia 2003 r. pierwszy dzień krótkiego zwolnienia do sześciu dni jest bezpłatny. Z tym że nie dotyczy to choroby spowodowanej wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy albo podczas ciąży; za każdy dzień jej trwania pracodawca musi zapłacić, nawet gdy nie przekracza ona sześciu dni.
Ale uwaga! Jeżeli bezpośrednio np. po pięciodniowym zwolnieniu lekarskim zatrudniony przedstawi kolejne, na cztery dni, wskutek czego zaświadczenia obejmują razem (bez żadnego dnia przerwy) ponad sześć dni, oba okresy należy zsumować. Oznacza to, że choremu przysługują wówczas pieniądze także za pierwszy dzień pierwszego zwolnienia.
Za czas niezdolności przekraczającej 33 dni w roku pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy na zasadach określonych przez ustawę z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. nr 60, poz. 636 ze zm.). Przy obliczaniu owych 33 dni uwzględnia się wszystkie dni choroby, a więc zarówno te, za które nie przysługiwało wynagrodzenie od pracodawcy (czyli pierwsze dni krótkich zwolnień lekarskich do sześciu dni), jak i te, za które ono przysługiwało. Zasiłek chorobowy, finansowany przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), należy się zatem od 34. dnia choroby i to niezależnie od tego, czy pracodawca sfinansował wszystkie 33 dni choroby danej osoby. Pracodawcy zgłaszający do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych sami wypłacają zasiłki chorobowe swej załodze, potrącając je następnie ze składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. W pozostałych sytuacjach czyni to bezpośrednio ZUS. Wynagrodzenie chorobowe oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i wypłaca za każdy dzień niezdolności do pracy, nie wyłączając dni wolnych.
Bezpieczeństwo i higiena pracy
Pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników - przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji - wysokiej wydajności i należytej jakości.
Musi również zapewniać odpowiednie warunki pracy. A do tych należy m.in. konieczność pieczy nad rzeczami pracownika wniesionymi do zakładu pracy w związku z pracą. Zaniedbanie tego obowiązku powoduje odpowiedzialność za wynikłą stąd szkodę dla pracownika na podstawie art. 471 k.c. w związku z art. 300 k.p. Potwierdzają to wyroki SN, m.in. z 21 czerwca 1977 r. (I PR 63/77) i 17 października 1977 r. (I PR 89/77, OSNC 1978/4/78).
Obowiązki pracodawcy z zakresu bhp obejmują:
stworzenie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
szkolenia pracowników,
ochronę ich zdrowia,
zapobieganie wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym,
ocenę ryzyka zawodowego, przeprowadzanie postępowania powypadkowego.
Przede wszystkim pracodawca musi zapewniać bezpieczne i higieniczne warunki pracy oraz prowadzić systematyczne szkolenia pracowników w tym zakresie. Obowiązek ten podniesiono do rangi podstawowej zasady prawa pracy. Zatem to pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie. Musi również chronić życie i zdrowie zatrudnionych przez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków na poziomie odpowiadającym osiągnięciom nauki i techniki. Także organizować pracę w bezpiecznych i higienicznych warunkach, kontrolować przestrzeganie przepisów bhp przez pracowników, w tym wydawać konkretne polecenia usuwania stwierdzonych uchybień i sprawdzać ich wykonanie. Ponadto jest zobowiązany realizować nakazy, wystąpienia, decyzje, zarządzenia organów nadzoru nad warunkami pracy, zwłaszcza inspektorów pracy i sanitarnych. Ustawodawca nakazał także osobom na kierowniczych stanowiskach przejście odpowiednich szkoleń bhp. Jak stwierdził SN w wyroku z 19 grudnia 1980 r. (I PR 87/80): "Obowiązek zakładu pracy wynikający (...) z art. 94 pkt 4 k.p., a także z art. 15 k.p. - podniesiony do rangi podstawowej zasady prawa pracy - ma niewątpliwie na celu zapewnienie pracownikowi bezpiecznych warunków pracy. Oznacza to, że pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi faktycznego bezpieczeństwa, a nie tylko do realizacji obowiązków z powszechnie obowiązujących przepisów bhp".
Kwalifikacje zawodowe
Pracodawca jest obowiązany ułatwiać pracownikom podnoszenie kwalifikacji zawodowych. Kwestię tę reguluje rozporządzenie ministra edukacji narodowej oraz ministra pracy i polityki socjalnej z 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz. U. nr 103, poz. 472 ze zm.). Podnoszenie kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych może się odbywać w formach szkolnych oraz pozaszkolnych, w systemach: dziennym, wieczorowym, zaocznym, samokształcenia kierowanego, eksternistycznym lub mieszanym, na podstawie skierowania pracodawcy lub bez niego.
Kształcenie dorosłych w formach szkolnych następuje w szkołach podstawowych, ponadpodstawowych i wyższych. Podejmującemu naukę w szkole na podstawie skierowania pracodawcy przysługują: urlop szkoleniowy i zwolnienia z części dnia pracy w wymiarach określonych w rozporządzeniu, płatne według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy. Pracodawca może mu także przyznać dodatkowe świadczenia, m.in.:
zwrócić koszty przejazdu, zakwaterowania i wyżywienia na zasadach obowiązujących przy podróżach służbowych na obszarze kraju, jeśli nauka odbywa się w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania i pracy danej osoby,
pokryć koszty podręczników i innych materiałów szkoleniowych,
pokryć opłaty za naukę, pobierane przez szkołę,
udzielić dodatkowego urlopu szkoleniowego.
Z kolei podejmującemu naukę w szkole bez skierowania pracodawcy można udzielić bezpłatnego urlopu i zwolnienia z części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia, w wymiarze ustalonym na mocy porozumienia stron. Pracodawca może też pokryć inne koszty związane z nauką, określając wzajemne prawa i obowiązki w specjalnej umowie. Podstawowymi formami kształcenia, dokształcania, a także doskonalenia w formach pozaszkolnych są: studia podyplomowe, kursy, seminaria. Mogą być też organizowane inne formy, np. staże zawodowe czy specjalizacyjne, praktyki zawodowe, samokształcenie kierowane itp.
Przez kwalifikacje zawodowe rozumie się odpowiedni zasób wiadomości teoretycznych i praktycznych, niezbędnych do wykonywania pracy określonego rodzaju lub zajmowania danego stanowiska. Przy czym pracodawca ma swobodę w określaniu pułapu tych wymagań. Powinien to uczynić w uzp, regulaminie wynagradzania, a dla pracowników sfery budżetowej w grę wchodzą także rozporządzenia właściwych ministrów.
Danej osoby nie można dopuścić do pracy, do której nie posiada ona wymaganych kwalifikacji lub potrzebnych umiejętności. Zgodnie z wyrokiem SN z 25 maja 2000 r. (I PKN 657/99): "Określony w art. 94 pkt 6 k.p. obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych nie oznacza, że pracownik może domagać się od pracodawcy zorganizowania i przeprowadzenia określonego rodzaju szkolenia (np. komputerowego), lecz wskazuje na ogólną powinność pracodawcy sprzyjania staraniom własnym pracownika o zdobycie kwalifikacji przydatnych lub niezbędnych do należytego wykonywania aktualnej lub przyszłej pracy".
Potrzeby socjalne załogi
Niektórzy pracodawcy mają obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub wypłacania świadczeń urlopowych każdemu zatrudnionemu idącemu na co najmniej 14-dniowy urlop wypoczynkowy. Kwestie te opisujemy szeroko w rozdziale IV.
Akta osobowe i inne
W drugiej części akt osobowych "B" pracodawca gromadzi dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia konkretnej osoby, w tym m.in.:
umowę o pracę (ewentualnie zakres czynności, jeżeli sporządzono go na piśmie),
umowę o zakazie konkurencji zawartą podczas stosunku pracy,
orzeczenia lekarskie w związku z prowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
pisemne potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy i przepisami bhp,
korespondencję z reprezentującą go zoz we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania z pracodawcą,
zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia bhp,
oświadczenia pracownika, jeśli jest rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do 4 lub 14 lat, o zamiarze (lub jego braku) korzystania z przysługujących mu uprawnień (m.in. płatnych zwolnień),
dokumenty dotyczące powierzenia mienia z obowiązkiem zwrotu albo wyliczenia się,
dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków umowy o pracę lub ich zmiany w innym trybie (np. w drodze porozumienia stron),
dokumenty związane z przyznaniem nagrody, wyróżnienia lub z wymierzeniem kary porządkowej,
pisma dotyczące udzielenia urlopu wychowawczego lub bezpłatnego,
kopię zawiadomienia powiatowego urzędu pracy o zatrudnieniu pracownika zarejestrowanego uprzednio jako bezrobotny,
informacje o wykonywaniu powszechnego obowiązku obrony.
Dokumenty zgromadzone w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Poza aktami osobowymi pracodawca jest obowiązany prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:
kartę ewidencji czasu pracy,
imienną listę wypłaconego mu wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika jedynie w zakresie koniecznym do prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi na jego żądanie. Nie ewidencjonuje się godzin pracy w stosunku do pracowników: objętych zadaniowym czasem pracy; zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy; otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.
Karta ewidencji czasu pracy jest przygotowywana przez pracodawcę stosownie do jego potrzeb z uwzględnieniem: pracy w poszczególnych dobach roboczych, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych, w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżurów, urlopów, zwolnień od pracy oraz innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy. W stosunku do młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą: podejrzeń o choroby zawodowe; chorób zawodowych; wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
W sytuacji określonej w art. 231 k.p. - przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę - albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach prawnych nawiązanych przez poprzedniego, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać następcy akta osobowe pracownika oraz całą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy tego pracownika.
"Pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia" (wyrok SN z 14 maja 1999 r., sygn. akt I PKN 62/99 (OSNAP 2000/15/579).
Nieprzestrzeganie przez pracodawcę obowiązku prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Inspektor pracy Państwowej Inspekcji Pracy może przeprowadzić kontrolę u takiego pracodawcy i ukarać mandatem karnym w razie stwierdzenia naruszenia.
Źródło:Rzeczpospolita
Komentarze