Grzywny za wykroczenie nie potrącisz z pensji

- Kadrowa‚ która zajmuje się w firmie sprawami płac, błędnie wyliczyła wynagrodzenie pracownika za trzy ostatnie miesiące. Kto w razie kontroli poniesie odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom zatrudnionego? Czy w sytuacji‚ gdy grzywnę zapłaci pracodawca, można pociągnąć do odpowiedzialności materialnej kadrową? - pyta czytelnik DOBREJ FIRMY.

Czytelnik myli odpowiedzialność za wykroczenia z odpowiedzialnością materialną za szkodę wyrządzoną pracodawcy. W przypadku tej pierwszej mamy do czynienia na przykład z grzywną, która nie jest szkodą w rozumieniu przepisów o odpowiedzialności materialnej. Odpowiedzialność materialna może powstać tylko, gdy na skutek nieprawidłowego wypełniania obowiązków przez kadrową pracodawca poniósł - prócz grzywny - jeszcze inne szkody.

To nie wszystko. Warto też zwrócić uwagę na to, że odpowiedzialność kadrowej za wykroczenia przeciwko prawom pracownika zależy w praktyce od tego, czy pracodawca przekazał jej odpowiednie pełnomocnictwa i określił zakres odpowiedzialności.

Kto odpowie za wykroczenie lub przestępstwa

Sprawcą wykroczenia i ukaranym za wykroczenie nie może być pracodawca postrzegany jako osoba prawna. W praktyce zatem odpowiedzialność ponosi osoba fizyczna. W zależności od rodzaju wykroczenia i charakteru prawnego firmy może to być jej właściciel‚ prezes‚ dyrektor, a nawet poszczególni pracownicy.

Na przykład pracownicy z działu kadr i płac odpowiadają głównie za to‚ by prawidłowo realizować pracownicze uprawnienia zatrudnionych w firmie.

Zgodnie z art. 282 kodeksu pracy osoba winna, na przykład kadrowa, może otrzymać grzywnę za:
¦ niewypłacanie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika‚
¦ bezpodstawne obniżenie wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia albo dokonanie bezpodstawnych potrąceń‚
¦ nieudzielanie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu‚
¦ niewydanie pracownikowi świadectwa pracy. Poza wymienioną grupą wykroczeń kodeks pracy przewiduje jeszcze dwie inne.

Zgodnie z art. 281 k.p. kadrowa lub inna osoba ponosząca winę może odpowiadać dodatkowo m.in. za:

¦ zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach‚ w których zgodnie z art. 22 k.p. powinna być zawarta umowa o pracę‚

¦ naruszanie przepisów o czasie pracy‚ o uprawnieniach pracowniczych związanych z rodzicielstwem czy zatrudnianiu młodocianych,

¦ nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Uwaga! Przy wszystkich wykroczeniach odpowiedzialność jest uzależniona od tego‚ czy pracodawca przekazał uprawnienia do podejmowania decyzji w jego imieniu.

Jest jeszcze trzecia grupa wykroczeń. Dotyczą one naruszania przepisów bhp - art. 283 k.p. W tym wypadku karą grzywny są zagrożone osoby odpowiedzialne za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie.

Odpowiedzialność może być wyższa

Warto też pamiętać‚ że odpowiedzialność służb kadrowo-płacowych lub innych działających w imieniu pracodawcy nie ogranicza się tylko do wykroczeń. Kadrową można też pociągnąć do odpowiedzialności za popełnienie przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową.

Zgodnie z art. 218 k.p. chodzi o:

¦ złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika z zakresu stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego (grzywna‚ kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2)‚ ¦ odmowę ponownego przyjęcia

do pracy (grzywna‚ kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku)‚

¦ naruszanie przepisów o ubezpieczeniach społecznych - niezgłaszanie wymaganych danych albo zgłaszanie nieprawdziwych informacji, co ma wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość (grzywna‚ kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2).

Uwaga! Za wymienione przestępstwa kadrowa lub inna winna osoba może odpowiadać wspólnie z innymi pracownikami. Możemy mieć wówczas do czynienia ze współsprawstwem albo sprawstwem kierowniczym.

PRZYKŁAD

Sąd przychylił się do roszczenia pracownika i wydał wyrok o przywróceniu go do pracy na dotychczasowym stanowisku. Mimo to prezes firmy polecił kadrowej‚ aby nie przyjmować ponownie byłego pracownika. Kadrowa nie sprzeciwiła się poleceniu prezesa i tym samym popełniła przestępstwo. Nie będzie jednak odpowiadała za nie sama. Zarówno kadrowa, jak i prezes będą odpowiadali w granicach swojej umyślności. Prawdopodobnie w tym wypadku wina kadrowej będzie umyślna, ponieważ zgodnie z art. 100 k.p. może ona sprzeciwić się wykonywaniu poleceń sprzecznych z przepisami prawa lub z umową o pracę.

Potrzebne umocowanie

Pracodawca‚ który chce uniknąć odpowiedzialności za wykroczenia powstałe na skutek niedopełnienia obowiązków przez pracowników, musi umiejętnie określić zakres tej odpowiedzialności. Co do zasady odpowiedzialność kadrowej za naruszenie uprawnień pracowniczych i tym samym niedopełnienie obowiązków zależy od tego, jakie uprawnienia decyzyjne kadrowa otrzymała od szefa. To one są podstawą odpowiedzialności poszczególnych pracowników za wykroczenia.

Nie wystarczy zatem szczegółowo sprecyzować obowiązki kadrowej. Uprawnienia decyzyjne najlepiej określić bezpośrednio w formie pisemnego pełnomocnictwa (patrz wzór obok). Można też określić je w regulaminie pracy albo w samej umowie o pracę.

Kto może tego dokonać? W jednym z postanowień Sąd Najwyższy stwierdził, że uprawnienia decyzyjne może określić właściciel przedsiębiorstwa‚ zarząd spółki‚ prezes zarządu‚ kierownik jednostki‚ prokurent, a w określonych sytuacjach syndyk albo likwidator (postanowienie z 12 października 2000 r., IPKN536/00).

PRZYKŁAD

Pracodawca zatrudnił osobę na stanowisku kadrowej. Do zakresu jej obowiązków wpisał wszystkie elementy związane z realizacją uprawnień pracowniczych. Jednak w żadnym odrębnym dokumencie nie sprecyzował odpowiedzialności kadrowej. Nie określił również, w jakich sprawach może ona podejmować samodzielne decyzje. Podczas kontroli inspektor pracy wykrył nieprawidłowości w prowadzeniu akt osobowych pracowników. Zdaniem prezesa firmy grzywnę powinna zapłacić kadrowa. Jednak inspektor pracy nie zgodził się z tym poglądem. Podkreślił‚ ze zgodnie z kodeksem pracy za prawidłową realizację uprawnień pracowniczych odpowiada prezes. Jeżeli zatem nie przeniósł on tej odpowiedzialności na kadrową‚ to nie ma podstaw, aby to ona płaciła grzywnę. Niewykluczone‚ że podobna sytuacja miała miejsce u czytelnika. Jeżeli nie przeniósł on na kadrową odpowiedzialności za wyliczanie wynagrodzeń‚ to sam odpowie za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Szkoda szkodzie nierówna

Grzywna nałożona przez inspektora pracy nie jest szkodą pracodawcy w rozumieniu przepisów o odpowiedzialności materialnej. Nie ma zatem w tym wypadku znaczenia to, że pracodawca musi zapłacić grzywnę, bo na przykład kadrowa nie wywiązała się ze swoich obowiązków.

Grzywna jest nakładana indywidualnie na osobę‚ która jest winna wykroczenia. Ten, kto musi ją zapłacić, nie może obarczać odpowiedzialnością za wykroczenie osoby trzeciej. Jeżeli ukarany czuje się niewinny, to powinien się od grzywny odwołać.

Księgowa odpowie materialnie, ale nie porządkowo

Kadrowa odpowie tylko za dodatkowe następstwa‚ które powstały na skutek niezrealizowania lub nieprawidłowego realizowania obowiązków pracowniczych.

Przy odpowiedzialności materialnej nie są potrzebne dodatkowe pełnomocnictwa. Wystarczy ustalenie zakresu obowiązków i to, że spełnione będą następujące przesłanki:
¦ niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych,
¦ szkoda w mieniu pracodawcy,
¦ umyślna bądź nieumyślna wina pracownika,
¦ związek przyczynowy między szkodą i bezprawnym działaniem zatrudnionego (pozostałe zasady odpowiedzialności materialnej - patrz tekst "W całości albo do trzech pensji" na str. 5).

PRZYKŁAD

Kadrowa nie wydała na czas świadectwa pracy. Z tego powodu były pracownik nie podjął zatrudnienia w innej firmie. Inspektor pracy nałożył na pracodawcę grzywnę, a pracownik wystąpił dodatkowo z powództwem do sądu pracy o wypłatę odszkodowania. Pracodawca zapłacił grzywnę i odszkodowanie. Z tytułu tego ostatniego pociągnął do odpowiedzialności materialnej kadrową. Ponieważ pracownica działu kadr nie działała umyślnie‚ odpowie do wysokości trzech miesięcznych pensji.

Ważne dla czytelnika

Czytelnik nie może zatem wystąpić wobec kadrowej o zwrot wartości grzywny, ponieważ nie jest ona szkodą w rozumieniu przepisów o odpowiedzialności materialnej.

Jeżeli jednak na skutek błędnie wyliczonego wynagrodzenia czytelnik będzie musiał wypłacić zatrudnionemu odsetki od niewypłaconejróżnicy‚ to bez wątpienia wartość tych odsetek będzie szkodą i kadrową można pociągnąć do odpowiedzialności materialnej.

Nagana wykluczona

A czy kadrową można pociągnąć do odpowiedzialności porządkowej, pytają pracodawcy. Nie‚ ponieważ ani niedopełnienie obowiązków służbowych przez kadrową, ani naruszenie tym samym pracowniczych uprawnień nie zalicza się do przesłanek odpowiedzialności porządkowej. Podstawą tej odpowiedzialności jest jedynie naruszenie obowiązków porządkowych -art.108 k.p.

Chodzi na przykład o nieprzestrzeganie organizacji i porządku w procesie pracy‚ przepisów bhp‚ przeciwpożarowych‚ pracowniczych zasad potwierdzania przybycia i obecności w pracy‚ zasady ich usprawiedliwiania‚ stawiania się do pracy wstanie nietrzeźwym lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. W zależności od rodzaju naruszenia pracodawca może nałożyć upomnienie‚ naganę albo karę pieniężną.

Co jeszcze grozi kadrowej

Jeżeli wskutek błędnych działań kadrowej pracodawca nie poniósł poza grzywną żadnej szkody‚ to jedyne, co mu pozostaje‚ to rozwiązać z kadrową umowę o pracę.

Czy wobec kadrowej można zastosować dyscyplinarkę? Tak, pod warunkiem że uchybienia w wykonywaniu pracowniczych obowiązków miały charakter ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków i nastąpiły z winy umyślnej.

W razie niedbalstwa lub lekkomyślności rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika byłoby bezzasadne (art. 52 k.p.).

W całości albo do trzech pensji

Odpowiedzialność materialna pracownika zależy od rodzaju winy. Szkodę można bowiem wyrządzić z winy umyślnej albo w wyniku lekkomyślności lub niedbalstwa (wina nieumyślna).

Jeżeli szkodę wyrządzono w sposób umyślny‚ to pracodawca może domagać się jej naprawienia w pełnej wysokości.

Warto też wiedzieć‚ że umyślne działanie pracownika może przybrać dwojaki charakter. Zatrudniony może bowiem postawić sobie za cel wyrządzenie pracodawcy szkody (zamiar bezpośredni) albo przewidywać‚ że na skutek określonego działania taka szkoda powstanie (zamiar ewentualny).

Niższe koszty przy niedbalstwie

Jeżeli natomiast pracownik naruszy swoje obowiązki w wyniku niedbalstwa lub lekkomyślności‚ to przepisy wprowadzają górną granicę odszkodowania. Jest to trzymiesięczne wynagrodzenie pracownika‚ które mu przysługiwało w dniu wyrządzenia szkody.

Ale uwaga: przy winie nieumyślnej odszkodowanie można zmniejszyć. Może to nastąpić w drodze ugody z pracodawcą oraz na skutek decyzji sądu pracy - art. 121 k.p. W razie ugody należy stosować (zgodnie z art. 300 k.p.) przepisy kodeksu cywilnego. Mimo że z kodeksu pracy nie wynika to bezpośrednio, to ugodę zmniejszającą odszkodowanie można zawrzeć również wtedy, gdy szkoda została wyrządzona z winy umyślnej.

Nie zawsze odpowie pracownik

Zanim pracodawca wystąpi z roszczeniem z tytułu odpowiedzialności materialnej, musi rozpatrzyć stopień ryzyka związany z działalnością firmy i czy sam się do tej szkody przyczynił.

Uwaga! Przełożony nie pociągnie pracownika do odpowiedzialności w takim zakresie, w jakim on sam lub z osobą trzecią przyczynili się do powstania lub zwiększenia szkody. Tak samo będzie‚ gdy doszło do niej w związku zdziałaniem w granicach dopuszczalnego ryzyka.

Szkodę naprawi szef

Niekiedy za szkodę popełnioną przez pracownika odpowiedzialność ponosi pracodawca. Dzieje się tak‚ gdy poszkodowanym jest osoba trzecia‚ a szkoda powstała w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych.

Wówczas pracodawca naprawi szkodę względem osoby trzeciej‚ a następnie pracownik poniesie względem pracodawcy odpowiedzialność na zasadach ogólnych. Jest to tzw. odpowiedzialność regresowa

Jak odpowiadają kierownicy?

Dyrektorzy czy kierownicy często korzystają z wiedzy fachowców. Wówczas błędna merytorycznie podpowiedź eksperta usprawiedliwia ich i uwalnia od odpowiedzialności za szkodę (wyrok SN z 13 grudnia 1977 r. IV PRN 12/77). Inaczej jest, gdy podjęcie decyzji wymagało od dyrektora wiadomości niezwiązanych wprawdzie z jego wykształceniem‚ ale takich, których opanowanie i nabycie jest dość proste również dla osoby niebędącej fachowcem. W takiej sytuacji dyrektor odpowiada za wyrządzoną szkodę.