Odpowiedzialność porządkowa pracowników Odpowiedzialność porządkowa stanowi jeden z podstawowych instrumentów, jakimi może posługiwać się pracodawca w celu zapewnienia należytego funkcjonowania zakładu pracy. Odpowiedzialność ta opiera się na systemie kar, jakie pracodawca może nakładać na pracownika z tytułu dopuszczenia się określonych przekroczeń o charakterze porządkowym. Katalog kar porządkowych oraz zasady ich stosowania zostały uregulowane w Kodeksie pracy. Odpowiedzialności porządkowej podlegają wszyscy pracownicy, niezależnie od rodzaju zakładu pracy. Dotyczy ona zarówno osób zatrudnionych w przedsiębiorstwach państwowych, jak i świadczących pracę na rzecz pracodawców prywatnych. Nie ma również limitu, który ograniczałby stosowanie kar porządkowych u małych pracodawców. Możliwość nakładania kar porządkowych mają również ci pracodawcy, którzy zatrudniają mniej niż 5 pracowników i w związku z tym nie mają obowiązku wydawania regulaminu pracy. Od zasady, w myśl której odpowiedzialności porządkowej podlegają wszyscy pracownicy, istnieją pewne wyjątki. Odpowiedzialności porządkowej nie podlegają w ogóle lub podlegają jej jedynie w ograniczonym zakresie pracownicy mianowani. Wobec nich znajduje, co do zasady, zastosowanie odpowiedzialność dyscyplinarna. Jest ona regulowana odrębnymi przepisami rangi ustawowej, np. ustawa z 24 lipca 1999 r. o Służbie Celnej (Dz.U. Nr 72, poz. 802 ze zm.), ustawa z 18 grudnia 1998 r. o Służbie Cywilnej (Dz.U. z 1999 r. Nr 49, poz. 483 ze zm.) czy ustawa z 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz.U. Nr 31, poz. 214 ze zm.). Katalog kar dyscyplinarnych różni się zasadniczo od katalogu kar porządkowych. Inne są również zasady ich nakładania. W szczególności pojawia się odrębna - zazwyczaj dwustopniowa - procedura. Wobec tego w odniesieniu do pracowników, którzy podlegają odpowiedzialności dyscyplinarnej, przepisy Kodeksu pracy regulujące zasady odpowiedzialności porządkowej nie zawsze znajdą zastosowanie. RODZAJE KAR PORZĄDKOWYCH Katalog kar porządkowych został określony w art. 108 k.p. Są to: kara upomnienia, kara nagany, kara pieniężna. Są to jedyne rodzaje kar, jakie pracodawca może zastosować. Zastosowanie kary innego typu może narazić pracodawcę na sankcje natury karno-administracyjnej. Zgodnie z art. 281 pkt 4 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, stosuje wobec pracowników inne kary niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników, podlega karze grzywny. Za jedno przekroczenie pracownika można ukarać tylko jedną karą porządkową. Nie można np. równocześnie zastosować upomnienia (nagany) oraz kary pieniężnej. Nie ma przy tym znaczenia, iż są spełnione przesłanki pozwalające na zastosowanie obydwu kar kumulatywnie. Pracodawca może natomiast stosować odrębną karę porządkową za każde kolejne przekroczenie. Artykuł 108 § 3 k.p. określa maksymalną wysokość kary pieniężnej. Za każde przekroczenie i za każdy dzień nie usprawiedliwionej nieobecności w pracy kara pieniężna nie może być wyższa niż wynagrodzenie pracownika przysługujące mu za jeden dzień. Ograniczona została również łączna suma kar porządkowych. Nie może ona przekraczać dziesiątej części wynagrodzenia, jaka pozostała po dokonaniu potrąceń, o których mowa w art. 87 § 1 pkt 1-3 k.p. Także egzekwowanie należności z tytułu kar porządkowych odbywa się na zasadzie potrącenia. Oznacza to, iż przed dokonaniem wypłaty pracodawca pomniejsza wynagrodzenie pracownika o kwoty należne z tytułu kar. Działanie pracodawcy ma w tym przypadku charakter jednostronny i nie wymaga zgody pracownika.
Pracodawca nie powinien decydować o wyborze kary w sposób całkowicie dowolny. Są pewne obiektywne kryteria, które w takim przypadku powinien brać pod uwagę. Zgodnie z art. 111 k.p. decydując o zastosowaniu kary, pracodawca powinien uwzględnić rodzaj naruszenia obowiązków, stopień winy pracownika oraz jego wcześniejszy stosunek do pracy. Określając stopień winy, pracodawca powinien w szczególności uwzględnić, czy działanie pracownika miało charakter umyślny czy nieumyślny. Ukaranie pracownika oraz rodzaj zastosowanej kary powinny być adekwatne do poczynionych ustaleń. NIEDOPUSZCZALNOŚĆ PODWÓJNEGO KARANIA Jeżeli na pracownika nałożono karę porządkową, nie można dodatkowo pozbawić go tych uprawnień wynikających z przepisów prawa pracy, których nabycie uzależnione jest od nienaruszania tych obowiązków pracowniczych, do których odnosi się odpowiedzialność porządkowa. Przykładami uprawnień, których nabycie może być uzależnione od właściwego wykonywania obowiązków pracowniczych, są awans na wyższe stanowisko lub wypłata premii. Jeśli pracownik opuścił bez usprawiedliwienia dzień pracy, pracodawca może albo nałożyć na niego karę porządkową, albo pozbawić go określonych uprawnień. Nie wolno stosować obu tych środków równolegle. Chodzi w tym przypadku o to, aby pracownik za jedno przekroczenie ponosił tylko jedną dolegliwość. Decyzja o tym, jaka to będzie dolegliwość, należy do pracodawcy. PRZESŁANKI STOSOWANIA KAR PORZĄDKOWYCH Kary porządkowe mogą być stosowane tylko w przypadku dopuszczenia się przez pracownika przekroczeń wyraźnie wskazanych w Kodeksie pracy. Pracodawca nie może nakładać na pracownika kar za takie zachowania, których ustawodawca nie traktuje jako naruszenia porządkowe. Przede wszystkim niedopuszczalne jest wprowadzanie do treści umowy o pracę zapisów, na podstawie których pracodawca miałby prawo nakładania kar za zachowania, które nie zostały uznane za przekroczenia porządkowe. Nie można np. zastrzec, iż pracodawca będzie mógł nałożyć na pracownika karę porządkową, jeśli ten podejmie działalność konkurencyjną. Zapis taki byłby - zgodnie z art. 18 § 2 k.p. - bezwzględnie nieważny. Stosując karę porządkową pracodawca powinien dokładnie zbadać, czy za zachowanie, jakiego dopuścił się pracownik, wolno nałożyć karę porządkową. Naruszenie przepisów w tym zakresie będzie stanowiło przesłankę skutecznego odwołania się pracownika od nałożonej kary. W zależności od rodzaju kary różne są przesłanki jej zastosowania. Pracodawca ma większe możliwości, gdy chodzi o ukaranie upomnieniem lub naganą. Środki te mogą być stosowane w następujących sytuacjach: - pracownik nie przestrzega ustalonego porządku, - pracownik nie przestrzega regulaminu pracy, - pracownik nie przestrzega przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. Najczęstszą podstawą zastosowania kary porządkowej będzie nieprzestrzeganie ustalonego porządku. Ustalony porządek jest pojęciem na tyle szerokim, iż wymaga doprecyzowania. Chodzi tutaj o zapewnienie należytego funkcjonowania zakładu pracy. W szczególności mogą być brane pod uwagę takie elementy, jak punktualne przychodzenie do pracy, nieopuszczanie miejsca pracy przed umówioną godziną bez zgody przełożonego, odpowiednie zachowanie względem przełożonych lub podwładnych. Można uznać, iż pracownik, który spóźnia się do pracy, opuszcza bez zgody przełożonych miejsce pracy lub odnosi się w sposób niekulturalny do współpracowników, narusza ustalony porządek. Z kolei przesłanka naruszenia regulaminu pracy odnosi się do ograniczonej grupy zakładów pracy. Nie dotyczy ona najmniejszych pracodawców, zatrudniających mniej niż 5 pracowników, którzy regulaminu pracy nie wydali. W węższy sposób zostały określone przesłanki stosowania kary pieniężnej (art. 108 § 2 k.p.). Podobnie jak w przypadku pozostałych kar porządkowych można ją stosować, gdy pracownik nie przestrzega przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisów przeciwpożarowych. Możliwość stosowania kary pieniężnej została ograniczona do najbardziej rażących przypadków nieprzestrzegania przez pracownika ustalonego porządku. Artykuł 108 § 2 k.p. wskazuje następujące sytuacje - opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy. Za tego rodzaju przekroczenia pracodawca ma możliwość zastosowania kary upomnienia lub nagany, ma jednak prawo, jeśli uzna to za uzasadnione, nałożyć na pracownika karę pieniężną. Mimo użytego w art. 108 § 2 k.p. wyrazu również nie można za to samo przekroczenie nałożyć kary pieniężnej oraz kary upomnienia albo nagany. Okoliczności wskazane w art. 108 k.p. nie są jedynymi przesłankami zastosowania kar porządkowych. Dodatkowym elementem, który musi wystąpić, aby ukaranie pracownika było możliwe, jest wina i tylko zawinione zachowanie pracownika może pociągać za sobą odpowiedzialność porządkową. Może to być zarówno wina umyślna, jak i nieumyślna. Wina umyślna występuje, gdy pracownik chciał dany czyn popełnić. Wina nieumyślna ma natomiast dwie postaci: pracownik nie przewidywał możliwości przekroczenia, choć mógł i powinien ją przewidzieć (niedbalstwo), lub - przewidując możliwość przekroczenia - bezpodstawnie przypuszczał, iż uda mu się jej uniknąć (lekkomyślność). Na konieczność występowania elementu winy wyraźnie wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 1 lipca 1999 r., I PKN 86/99 (Prawo Pracy nr 11/1999, str. 35), stwierdzając, że Wina pracownika w naruszeniu porządku, regulaminu pracy, przepisów bhp i przeciwpożarowych jest przesłanką odpowiedzialności porządkowej pracownika. Wystąpienie jednej z przesłanek określonych w art. 108 k.p. stwarza pracodawcy możliwość zastosowania kary porządkowej. Nie oznacza natomiast, iż pracodawca karę tę musi zastosować. W pewnych sytuacjach sięganie od razu do tego rodzaju sankcji nie jest uzasadnione. Czasami skuteczniejszym środkiem może okazać się np. rozmowa z pracownikiem lub przekazanie mu wstępnego ostrzeżenia. W pewnych sytuacjach sięganie po ostateczny środek, jakim jest kara porządkowa, może prowadzić do konfliktu z pracownikiem. PRZEZNACZENIE KAR PIENIĘŻNYCH Pracodawca nie może swobodnie dysponować środkami pochodzącymi z nałożonych na pracowników kar. Zgodnie z art. 108 § 4 k.p. wpływy z kar pieniężnych mają być przeznaczone na cele socjalne. Pracodawca, u którego został utworzony fundusz socjalny, wpływy z kar pieniężnych przekazuje na ten fundusz. Pracodawcy, którzy funduszu socjalnego nie tworzą, wyraźnie powinni określić, w jaki sposób wpływy z kar zostaną wykorzystane. Muszą to być cele związane z zaspokajaniem socjalnych potrzeb pracowników (np. sfinansowanie bonów świątecznych lub dopłaty do posiłków spożywanych przez pracowników).
CZASOWE RAMY STOSOWANIA KAR PORZĄDKOWYCH Ustawodawca dąży do tego, aby pracownik, który dopuścił się przekroczenia ustalonego porządku, nie pozostawał zbyt długo w stanie niepewności. Dlatego wprowadzone zostały ramy czasowe, w jakich ukaranie może nastąpić. Pracodawca nie może nałożyć kary porządkowej po upływie 2 tygodni od dnia, w którym powziął wiadomość o dopuszczeniu się przez pracownika danego przekroczenia. Zastosowanie kary nie jest jednak dopuszczalne, jeśli od dnia popełnienia przekroczenia upłynęły już 3 miesiące. Termin 3-miesięczny ma przy tym charakter wiążący. PRZYKŁAD Pracownik 20 stycznia był nieobecny. Twierdził, iż nieobecność była spowodowana chorobą, co miał udokumentować odpowiednim zaświadczeniem. 15 kwietnia pracodawca stwierdził, iż pracownik zaświadczenia takiego nie może przedstawić i że w rzeczywistości jego nieobecność w pracy nie była usprawiedliwiona. Jest to więc dzień, w którym pracodawca dowiaduje się o popełnieniu przekroczenia. W analizowanym przypadku karę porządkową będzie można nałożyć najpóźniej 21 kwietnia, gdyż wówczas upłynie 3-miesięczny termin. Jak widać z przykładu, okres 2-tygodniowy może ulec odpowiedniemu skróceniu. W przypadkach gdy pracodawca o danym przekroczeniu dowie się po upływie 3 miesięcy od dnia jego popełnienia, kara porządkowa w ogóle nie będzie mogła zostać zastosowana. Pracodawca przed zastosowaniem kary porządkowej obowiązany jest wysłuchać pracownika (art. 109 § 2 k.p.). Jeśli nie zrealizuje tego wymogu, musi liczyć się ze skutecznym podważeniem zastosowanej kary w postępowaniu odwoławczym. Problem powstaje wówczas, gdy pracownik jest nieobecny w pracy, wobec czego nie może być wysłuchany. Powstaje w takiej sytuacji pytanie, czy biegnie 2-tygodniowy termin, w ramach którego dopuszczalne jest zastosowanie kary. Kwestię tę rozstrzyga art. 109 § 3 k.p., według którego bieg 2-tygodniowego terminu rozpocznie się dopiero w dniu, w którym pracownik wrócił do pracy. Jeśli bieg terminu już się rozpoczął, ulegnie zawieszeniu do dnia powrotu pracownika. Ta druga sytuacja wystąpi, gdy w chwili powzięcia przez pracodawcę informacji o przekroczeniu pracownik był obecny w pracy. Pracodawca nie podjął jednak natychmiast decyzji o ukaraniu, a w tym czasie rozpoczęła się nieobecność pracownika, która może być spowodowana np. chorobą. Pracodawca musi pamiętać o tym, iż jeśli nieobecność przekroczy 3 miesiące od dnia popełnienia przekroczenia, ukaranie stanie się niemożliwe. Przepisy nie stawiają wymogu, aby pracownika musiała wysłuchać ta sama osoba, która następnie będzie decydowała o nałożeniu kary. Na podstawie wyroku Sądu Najwyższego z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98 (OSNAP z 1999 r., nr 8, poz. 273) Nie narusza art. 109 § 2 k.p. wysłuchanie pracownika przez inną wyznaczoną do tego osobę niż uprawniona do wymierzenia kary porządkowej. FORMA UKARANIA W przypadku zastosowania kary porządkowej pracodawca musi pamiętać o zachowaniu formy pisemnej. Brak formy pisemnej spowoduje, iż kara będzie traktowana jako nie nałożona. Pismo zawierające informację o nałożonej karze powinno zawierać określone elementy. Pracodawca powinien wskazać rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych oraz datę dopuszczenia się tego naruszenia. Jednocześnie pracodawca musi poinformować pracownika o przysługującym mu prawie do odwołania oraz o terminie, w jakim odwołanie to powinno nastąpić. Brak któregokolwiek z powyższych elementów stanowić będzie przesłankę skutecznego podważenia zastosowania kary. Odpis zawiadomienia powinien być złożony do akt osobowych pracownika. Dniem nałożenia kary jest dzień, w którym pracownik został powiadomiony o tym fakcie w formie przewidzianej przez prawo. ŚRODKI ODWOŁAWCZE Stosując karę porządkową, pracodawca musi liczyć się z tym, iż pracownik podejmie działania mające na celu jej podważenie. Pracownik ma prawo odwołać się od nałożonej kary, jeśli jej zastosowanie nastąpiło z naruszeniem prawa. Pod pojęciem naruszenie przepisów prawa mogą kryć się różne sytuacje: - zastosowanie kary innej niż przewidziane w przepisach, - nałożenie kary za działanie lub zaniechanie, które nie zostało w Kodeksie pracy uznane za przekroczenie porządkowe, - wymierzenie kary przez pracodawcę na podstawie błędnych przesłanek faktycznych, - nałożenie kary po upływie terminów, o których stanowi art. 109 k.p. Pracownik może w ciągu 7 dni od dnia, w którym został powiadomiony o nałożeniu na niego kary, wnieść sprzeciw. Bieg tego terminu nie rozpocznie się, jeśli pracodawca, informując pracownika o nałożonej karze, nie poinformował go o przysługujących mu środkach odwoławczych. Pracownik może odwołać się zarówno w formie pisemnej, jak i ustnej. Brak formy pisemnej nie będzie w tym przypadku skutkował wadliwością odwołania. Po otrzymaniu sprzeciwu pracodawca powinien zasięgnąć opinii reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej. Chodzi tutaj o organizację związkową, której pracownik jest członkiem lub która zgodziła się na jego reprezentowanie w sprawach z zakresu indywidualnego prawa pracy. W przypadku gdy pracownika nie reprezentuje żadna zakładowa organizacja związkowa, obowiązek konsultacji nie wystąpi. Stanowisko związku zawodowego nie jest dla pracodawcy wiążące. Pracodawca powinien zachować szczególną ostrożność, gdy nie działa u niego zakładowa organizacja związkowa, której pracownik jest członkiem. Aby uniknąć zarzutu naruszenia przepisów, pracodawca powinien w takiej sytuacji zasięgnąć opinii organizacji międzyzakładowej. Stanowisko takie wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 5 listopada 1998 r., I PKN 422/98 (OSNAP z 1999 r., nr 24, poz. 786). Zaniechanie konsultacji w tym przypadku może spowodować, iż odwołanie pracownika do sądu pracy będzie skuteczne. Pracodawca ma ściśle określony czas na rozpatrzenie sprzeciwu. Przekroczenie wyznaczonego terminu automatycznie spowoduje konsekwencje, które z punktu widzenia pracodawcy mogą być ocenione jako negatywne. Jeśli w ciągu 14 dni od dnia wniesienia sprzeciwu pracodawca nie odrzuci go w sposób wyraźny, sprzeciw będzie traktowany jako uwzględniony. Jeśli pracodawca podtrzymuje wolę ukarania pracownika, musi określić to w sposób wyraźny przed upływem 14-dniowego terminu. Uwzględniając sprzeciw, pracodawca nie musi czekać na upływ powyższego terminu. Uwzględnienie sprzeciwu może mieć charakter pełny lub częściowy. Pełne uwzględnienie sprzeciwu oznaczać będzie wycofanie się z zamiaru ukarania pracownika. Uwzględnienie częściowe przejawiać się może np. w zastosowaniu łagodniejszej kary. Uwzględnienie sprzeciwu kończyć będzie, co do zasady, całą procedurę. Sytuacja wygląda inaczej, gdy pracodawca sprzeciw odrzuca. W takim przypadku pracownikowi przysługiwać będzie prawo odwołania się do sądu pracy. Do sądu pracy może odwołać się tylko ten pracownik, który wniósł sprzeciw. Przed sądem pracy pracownik może domagać się uchylenia zastosowanej kary. Jeśli sąd pracy uchyli nałożoną na pracownika karę pieniężną, pracodawca ma obowiązek zwrotu pobranej z tego tytułu kwoty. Analogiczna sytuacja wystąpi także, gdy sam pracodawca uwzględni sprzeciw wniesiony przez pracownika. W przypadku uwzględnienia sprzeciwu lub uchylenia kary przez sąd karę uważa się za niebyłą, natomiast odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. ZATARCIE KARY Instytucja zatarcia wywołuje takie same skutki prawne, jak uwzględnienie sprzeciwu oraz uchylenie kary przez sąd. Karę uważa się za niebyłą, natomiast odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa się z akt osobowych pracownika. Zatarcie kary może nastąpić na dwa sposoby: - z mocy prawa, - na podstawie decyzji pracodawcy. Zatarcie kary następuje z mocy prawa, jeśli przez rok od dnia ukarania pracownik wykonywał swoje obowiązki w sposób nienaganny. O wykonywaniu pracy w sposób nienaganny można mówić wtedy, gdy pracownik nie był karany.
Nie ma znaczenia, czy pracodawca w sposób pozytywny oceniał wykonywanie przez niego obowiązków pracowniczych. Do zatarcia kary w takiej sytuacji nie jest potrzebne podejmowanie jakichkolwiek czynności ani przez pracodawcę, ani przez pracownika. Pracodawca ogranicza się jedynie do usunięcia odpisu kary z akt pracownika. Zatarcie kary jest możliwe również przed upływem roku. Powyższy skutek następuje wówczas na podstawie decyzji pracodawcy. Decyzję taką pracodawca może podjąć albo na wniosek reprezentującej pracownika zakładowej organizacji związkowej, albo z własnej inicjatywy.
Zawiadomienie o wymierzeniu kary porządkowej Sprzeciw pracownika -------------------------------------------------------------------------------- Zawiadomienie o wymierzeniu kary porządkowej PPH "Magnolia" Warszawa, 9 lipca 2001 r. ul. Dereniowa 56/1 (miejscowość, data) Warszawa Pan Radosław Bednarski Magazynier w PPH "Magnolia" Na podstawie art. 108 k.p. udzielam Panu kary porządkowej - kary nagany za naruszenie obowiązków pracowniczych 6 lipca 2001 r., polegających na samowolnym opuszczeniu zakładu pracy. Uzasadnienie Zgodnie z ustaleniami poczynionymi na podstawie zeznań świadków 6 lipca 2001 r. o godz. 1315 opuścił Pan samowolnie zakład pracy, nie informując swoich przełożonych o powziętym zamiarze oraz zabierając klucze do magazynu, które powinny zostać w przedsiębiorstwie. O godz. 1440 zaistniała potrzeba otworzenia magazynu ze względu na przyjazd kontrahenta chcącego nabyć towar przechowywany w tym magazynie. Ponieważ nie było Pana - magazyniera odpowiedzialnego za obsługę magazynu - a także kluczy, magazyn nie mógł być otwarty, a towar wydany. Pana działanie naraziło przedsiębiorstwo na straty. Ze względu na to, że opisywane zachowanie nie było pierwszym tego typu naruszeniem obowiązków pracowniczych, a wcześniejsze ustne upomnienia nie przyniosły skutku, udzielam Panu kary nagany. Pracownik ma prawo w terminie 7 dni od zawiadomienia o ukaraniu wnieść sprzeciw do pracodawcy. Karol Markowski ......................................... ..................... (podpis pracodawcy lub osoby go reprezentującej) Odpis zawiadomienia dołącza się do akt osobowych pracownika. -------------------------------------------------------------------------------- Sprzeciw pracownika Radosław Bednarski Warszawa, 10 lipca 2001 r Pan Karol Markowski Dyrektor przedsiębiorstwa "Magnolia" Odwołanie od decyzji wymierzającej karę porządkową Ja, niżej podpisany, wnoszę sprzeciw wobec wymierzonej mi kary nagany. Pragnę poinformować, iż opuszczenie przeze mnie zakładu pracy nastąpiło z powodu wypadku samochodowego, któremu uległa moja żona i o którym dowiedziałem się telefonicznie o godz. 1310. Usłyszawszy tę wiadomość, uległem bardzo silnemu wzburzeniu i bez zastanowienia wybiegłem z zakładu pracy, nie zawiadomiwszy nikogo i zabierając ze sobą klucze od magazynu. Zdaję sobie sprawę, że moje zachowanie naruszyło obowiązki pracownicze, ale nastąpiło pod wpływem dużych emocji. Obiecuję, że takie zachowanie nigdy się nie powtórzy i dlatego uprzejmie proszę o anulowanie wymierzonej mi kary. Z wyrazami szacunku Radosław Bednarski